Gestión ágil de proyectos
Los marcos ágiles no mencionan el rol del gerente de proyecto porque fueron diseñados para la gestión de productos, no para la gestión de proyectos. Sin embargo, el rol de gerente de proyecto es necesario cuando la organización aprueba un proyecto que debe completarse dentro de un plazo determinado y con un presupuesto determinado. Los gerentes de proyecto profesionales son responsables, entre otras cosas, de que el proyecto ágil finalice a tiempo y dentro del presupuesto, cumpliendo con los requisitos de las partes interesadas.
En los proyectos predictivos ( aquellos que siguen un ciclo de vida en cascada ), la mayoría de los requisitos se pueden acordar de antemano. Una vez definidos, podemos definir el alcance para estimar el coste, el cronograma, etc., y finalmente obtener un plan detallado del proyecto , que puede utilizarse como referencia para comparar el rendimiento real y así poder tomar medidas correctivas para cumplir los objetivos de la gestión del proyecto.
La Guía del PMBOK® divide la gestión de proyectos en 5 grupos de procesos , que pueden superponerse en el tiempo, aunque para simplificar se presentan en orden secuencial:
- Grupo de Proceso Inicial : La organización debate si el proyecto debe llevarse a cabo o no. De ser así, el patrocinador lo aprueba y firma un documento denominado acta de constitución del proyecto .
- Grupo de Proceso de Planificación : El equipo de gestión del proyecto desarrolla un plan de gestión del proyecto con la ayuda de expertos. Este plan servirá de referencia para su ejecución y control. Algunos proyectos predictivos practican una planificación de elaboración progresiva , es decir, el plan se va versionando a medida que se dispone de mejor información. Sin embargo, normalmente, el plan es bastante estable, como suele ocurrir en proyectos de ingeniería o construcción.
- Grupos de Procesos de Ejecución y Control : Estos dos grupos están conectados. El grupo de ejecución está diseñado para ejecutar el plan . El grupo de control tiene como objetivo supervisar periódicamente el rendimiento y tomar medidas correctivas si es necesario para cumplir con los objetivos de gestión del proyecto.
- Grupo de Proceso de Cierre : Una vez que el cliente ha aceptado todos los entregables, se sigue con el cierre formal y el producto, servicio o resultado se transfiere a la organización solicitante.
PMPeople utiliza los estados mencionados: inicio, planificación, ejecución y cierre; la ejecución incluye el control. En proyectos predictivos , el cierre significa que el producto final se entrega al cliente.
Un proyecto ágil es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Los requisitos no están claros al principio y deben desarrollarse progresivamente a partir de la retroalimentación continua de las partes interesadas (=valor), quienes asisten a las revisiones del proyecto para ver los incrementos del producto funcional con regularidad. Los proyectos ágiles no distinguen una fase de planificación separada. Dado que los requisitos no están claros, se requiere una iteración continua con las partes interesadas para descubrir valor progresivamente. La fase de ejecución se divide en bloques de tiempo llamados lanzamientos , que suelen durar unos 3 meses. Al final de cada lanzamiento, se transfiere un producto que será utilizado por las partes interesadas.
Las características incluidas en una versión se desarrollan progresivamente. Cada versión se divide en iteraciones , que suelen durar dos semanas. Al final de cada iteración, en una reunión presencial, el equipo de desarrollo muestra las características a las partes interesadas, quienes proporcionan retroalimentación inmediata.
Los proyectos ágiles siguen un ciclo de vida iterativo-incremental :
- Iterativo significa que la retroalimentación se recibe a intervalos regulares.
- Incremental significa que el producto se elabora como las capas de una cebolla: primero el núcleo con las características más importantes y luego las capas sucesivas menos importantes. El producto crece con nuevas características mientras perfecciona las ya existentes.
- En cada demostración, se muestra un producto potencialmente entregable . Si el lanzamiento se cancela en cualquier momento, se podría entregar un producto funcional.
Normalmente, una versión consta de unas cinco iteraciones. La última iteración, denominada iteración H (endurecimiento), no tiene como objetivo generar más funcionalidades, sino los procedimientos formales de cierre y la implementación técnica en entornos de producción.
En proyectos ágiles, la planificación suele realizarse al revés que en un proyecto predictivo. En un proyecto predictivo, primero se definen los requisitos para definir el alcance. Posteriormente, se planifica el cronograma, los costos, etc., para finalmente elaborar el plan del proyecto. Se sigue un modelo de gestión basado en la planificación .
Por el contrario, en un proyecto ágil , podemos establecer el plazo que la empresa puede esperar para tener el producto terminado, por ejemplo, 18 meses. Podemos calcular fácilmente el coste para un equipo ágil estable de 8 personas, por ejemplo. Por otro lado, necesitamos estimar el alcance progresivamente, con la participación continua de las partes interesadas . Seguimos un modelo de gestión de proyectos basado en el valor . El proyecto ágil fracasará si las partes interesadas no se llevan bien: no asisten a las demostraciones o reuniones de refinamiento, no resuelven los impedimentos, etc.
El gerente de proyecto ágil debe conocer a fondo cómo se trabaja en un proyecto ágil: roles, ceremonias, artefactos, etc. Debe ser unlíder servicial y promover la orientación al valor. Las herramientas y técnicas dependen delmarco ágil utilizado.Los equipos ágiles de Scrum yXP (Programación Extrema)tienen los siguientes roles:
- El Dueño del Producto (PD) es responsable de maximizar el valor del producto resultante del trabajo del DT. Es el único responsable de gestionar el Backlog del Producto , que es una lista priorizada de requisitos ( historias de usuario , funcionalidades, épicas, etc.).
- El Equipo de Desarrollo (ED) está formado por profesionales que se encargan de entregar un Incremento de Producto «Terminado» potencialmente disponible al final de cada iteración. El ED muestra un Incremento de Producto en la revisión de la iteración. Solo sus miembros crean el Incremento. Los miembros del ED dividen las funcionalidades en tareas técnicas y las gestionan en el Backlog de Iteración . Se autoorganizan para generar valor al final de cada iteración.
- Coach Ágil (CO) : Es responsable de promover y apoyar los métodos ágiles tal como se definen, ayudando a todos a comprender la teoría, las prácticas, las reglas y los valores. El CO es un líder-servidor para el DT, ayudando a todos a comprender cuáles interacciones con él son útiles y cuáles no, y a modificar estas interacciones para maximizar el valor generado por el DT.
- Clientes (CU) : Son las partes interesadas que deben proporcionar directrices para obtener valor. Se consideran parte del equipo ágil, pero su nivel de compromiso es menor.
Los equipos ágiles SAFe tienen entre 5 y 11 miembros.
Preguntas Frecuentes
¿Incluyen los marcos de trabajo ágiles la función de gerente de proyecto?
La mayoría de los marcos de trabajo ágiles, como Scrum, no definen la función de gerente de proyecto, ya que se centran en la entrega del producto. Sin embargo, en proyectos con limitaciones de tiempo y presupuesto, un gerente de proyecto profesional garantiza la entrega a tiempo y dentro del presupuesto, a la vez que apoya las prácticas ágiles.
¿En qué se diferencia la planificación en proyectos ágiles de la predictiva?
Los proyectos predictivos planifican el alcance, el cronograma y el costo por adelantado. Los proyectos ágiles definen el tiempo y el costo con anticipación y luego amplían progresivamente el alcance a través de la retroalimentación de las partes interesadas, siguiendo un modelo basado en el valor.
¿Cómo facilita PMPeople la gestión ágil de proyectos?
PMPeople permite a los gestores de proyectos ágiles gestionar iteraciones, lanzamientos, atrasos y la retroalimentación de las partes interesadas en tiempo real, lo que fomenta el liderazgo de servicio, el control descentralizado y la colaboración fluida entre equipos a través de la web y dispositivos móviles.