Como gerente de proyecto, puedo controlar la financiación del proyecto

Los gestores de proyectos, o cualquier otro rol de gestión (PMA, PMO, PfM, PgM), pueden controlar las finanzas del proyecto en CONTROL > Controlar Finanzas , para controlar los gastos financieros reales hasta una fecha de revisión:

Si el interruptor [ Actual /Pronóstico] está configurado a la derecha, pueden pronosticar el estado financiero al cierre del proyecto:

Expliquemos cómo planificar la financiación de un proyecto utilizando este ejemplo de línea base financiera :

En cada fecha de estado , los usuarios pueden controlar el gasto financiero real realizado hasta el momento, así como el estado de la previsión financiera al final del proyecto:

La comparación de las finanzas iniciales con las reales será un aspecto fundamental al cierre del proyecto. Esto mostrará el desempeño financiero final :

Supongamos que estos datos contables corresponden a la fecha de estado 2025-02-24 :

  • La factura nº 1 de 30.000 se presenta el 24/02/2025.
  • La factura nº 2 de 13.000 se presenta en la misma fecha.
  • Las facturas n.° 3 de 26k, n.° 4 de 14k, n.° 5 de 23k, n.° 5 de 8k y n.° 7 de 6k se presentaron en la misma fecha.
  • El 24 de febrero de 2025 se compró software por valor de 25k, 1.5k, 15k, 10k, 14k y 5k sin fecha de vencimiento. En la misma fecha, se compró hardware por valor de 2.04k .
  • Management reserve used by 2k, 5k, 4k, 1k, 3k, 0.5k, 0.35k on date 2025-02-24.
  • Time and materials contract by 0.5k, 1k, 0.1k, 2k, 0.5k, are used by 0.56k up to 2018-02-28.
  • The internal team has been used by 1k up to 2018-02-28.

Project Manager, or any other manager role (PMA, PMO, PfM, PgM), can control project funding at CONTROL > Control finance:

Select the radio button [Actual/Forecast] to the left to manage actual finance.

In the example, we can see Direct Project Margin so far is 26k, calculated =120 (income) – 72(expenses) – 16 (reserves) – 6 (direct cost). Data can be entered in lower sections:

Let’s now see the finance forecast as of 2018-05-31. At this moment in the project, we can read these best estimates by the project manager:

  • Invoice #1 of 50k, due 2018-01-31, will be submitted 2018-06-30.
  • Invoice #2 of 50k, due 2018-03-31, will be submitted 2018-06-30.
  • Invoice #5 of 50k, due 2018-05-31, will be submitted 2018-09-30.
  • Invoice #6 of 400k, due 2018-06-30, will be submitted 2018-10-31 as 450k.
  • Travelling account, budgeted 75k, will increase up to 100k.
  • Internal cost, budgeted 225k, will be closed 2018-10-31 as 300k.

Select the radio button [Actual/Forecast] to the right to manage funding forecasts. In the example, we can see that the forecast for Direct Project Margin is $125k, calculated =1050 (income) – 375 (expenses) – 150 (reserves) – 400 (direct cost).

As a FM, PMO, PfM, PgM, PM, RQ, PMA, SP, I can manage invoices by clicking on Plus [+] button at CONTROL> Control Finance > Invoices.

An invoice is detailed as follows :

  • ID : Unique identifier.
  • Title : Short name or label of an Invoice.
  • Amount : Total monetary value of the procurement as per the contract or invoice.
  • Invoice date : Date of submission of invoice.
  • Status : Current state of the procurement (e.g.,Invoice Planned, Invoice Proposed, Invoice Paid)
  • Status date : Date of record creation or update
  • Client Organization : Identifier of the buyer organization. The organization requesting or funding the procurement.
  • Client Project : Identifier of the buyer’s project.
  • Contract title : Name or description of the contract under which procurement is managed.
  • Organización contratista: Identificador de la organización vendedora.
  • Proyecto del contratista: Identificador del proyecto del vendedor.
  • Moneda: Tipo de moneda en la que se define el importe de la compra (por ejemplo, USD, INR, EUR).
  • Número legal: Número de referencia legal oficial (por ejemplo, número de factura, número de identificación fiscal)
  • Importe a pagar: Número que corresponde al importe real de la factura a pagar (posiblemente después de la conversión, el descuento, la penalización, etc.).
  • Moneda a pagar: Moneda correspondiente al importe de la factura a pagar.
  • Orden de compra: Alfanumérica para identificar el contrato.
  • Fecha de vencimiento: Fecha límite para el pago de la factura.
  • Descripción: Explicación detallada de la adquisición o su finalidad.
  • Número de cuenta del beneficiario: Número de cuenta bancaria o cuenta de pago del vendedor para la transferencia de fondos.

La factura se puede eliminar haciendo clic en el botón “Eliminar”.