Funciones del PM2

Órgano de Gobierno Apropiado (AGB)

El Órgano de Gobernanza Apropiada ( OGA ) es la entidad responsable de la planificación estratégica y la gestión de la cartera. En el ámbito de los proyectos, este es el órgano con la autoridad para aprobar un proyecto, acordar su objetivo declarado y liberar la financiación necesaria para su implementación. Como órgano clave de toma de decisiones, este grupo está compuesto por miembros del solicitante y del proveedor del proyecto.

Responsabilidades :

Define la estrategia del dominio corporativo y empresarial.
Acepta e implementa un marco de gestión de cartera para lograr los objetivos estratégicos.
Identifica, evalúa y autoriza programas y proyectos para su implementación.
Supervisa y controla el rendimiento de la entrega de la cartera.
Optimiza y gestiona los recursos y beneficios del portafolio.

Comité Directivo del Proyecto (PSC)

El Comité Directivo del Proyecto ( PSC ) incluye los roles necesarios para cumplir con los objetivos de gestión del proyecto y proporciona una combinación equilibrada de representantes del lado del solicitante y del proveedor.

Responsabilidades :

Defiende el proyecto y lo concientiza a un nivel superior.
Guía y promueve la ejecución exitosa del proyecto a nivel estratégico, manteniendo el proyecto enfocado en sus objetivos.
Garantiza el cumplimiento de las políticas y reglas de la organización (por ejemplo, gobernanza de TI, protección de datos, seguridad de la información, gestión de documentos, etc.).
Proporciona seguimiento y control de alto nivel del proyecto.
Autoriza la transición entre fases a menos que esto lo realice el Órgano de Gobierno Correspondiente ( AGB ).
Autoriza desviaciones y cambios de alcance con alto impacto en el proyecto y tiene la palabra final en las decisiones.
Se ocupa de problemas y conflictos escalados.
Impulsa y gestiona el cambio organizacional relacionado con los resultados del proyecto.
Aprueba y firma los hitos de gestión clave (es decir, la Carta del Proyecto, el Plan de Trabajo del Proyecto).

Propietario del proyecto (PO)

El Propietario del Proyecto ( PO ) es el cliente del proyecto y, como tal, establece los objetivos de negocio y garantiza que los resultados del proyecto se ajusten a los objetivos y prioridades del negocio. El Propietario del Proyecto ( PO ) es responsable del éxito general del proyecto y, posteriormente, se convierte en el propietario de los resultados del proyecto (producto o servicio).

Responsabilidades :

Actúa como campeón del proyecto, promoviendo el éxito del mismo.
Preside el Comité Directivo del Proyecto ( PSC ).
Proporciona liderazgo y dirección estratégica al Gerente de Negocios ( BM ) y al Gerente de Proyecto ( PM ).
Establece los objetivos de negocio y acepta el caso de negocio para el proyecto.
Es responsable de los riesgos del negocio y garantiza que los resultados del proyecto estén en línea con los objetivos y prioridades del negocio.
Moviliza los recursos necesarios para el proyecto desde el lado solicitante, de acuerdo con el presupuesto acordado.
Supervisa periódicamente el progreso del proyecto.
Coordina la resolución de problemas y conflictos escalados.
Impulsa el cambio organizacional y supervisa la evolución adecuada y la implementación del cambio.
Aprueba y firma los artefactos de gestión de hitos clave (caso de negocio, carta del proyecto, manual del proyecto, planes de gestión del proyecto, plan de implementación de negocio, etc.)

Gerente de Negocios (BM)

El Gerente de Negocio ( BM ) representa al Dueño del Proyecto ( PO ) diariamente dentro del proyecto y ayuda a definir los objetivos de negocio del proyecto mediante la Solicitud de Inicio del Proyecto, el Caso de Negocio y el Plan de Implementación de Negocio. El Gerente de Negocio ( BM ) colabora estrechamente con el Gerente de Proyecto ( PM ) y coordina las actividades y roles del cliente (por ejemplo, representantes de usuarios y de negocio), garantizando que los entregables del proyecto satisfagan las necesidades de la empresa y de los usuarios.

Responsabilidades :

Garantiza la cooperación y un canal de comunicación eficiente con el Gerente de Proyecto ( PM ).
Coordina el Grupo de Implementación de Negocios ( BIG ) y actúa como enlace entre los Representantes de Usuarios ( UR ) y la organización proveedora.
Asegura que los productos entregados por el proyecto satisfagan las necesidades del usuario.
Gestiona las actividades del lado comercial del proyecto y garantiza que los recursos comerciales necesarios estén disponibles.
Decide la mejor manera de introducir cambios de negocio o acciones de reingeniería, cuando sea necesario.
Asegura que la organización empresarial esté preparada para dar cabida a los entregables del proyecto cuando el Proveedor de la Solución ( SP ) los ponga a disposición .
Lidera la implementación de los cambios comerciales dentro de la comunidad de usuarios.
Coordina la programación y la entrega de cualquier capacitación de usuario (y la producción de material relacionado).

Equipo de apoyo al proyecto (PST)

El Equipo de Apoyo al Proyecto ( EAP ) es un rol opcional integrado por las personas responsables de brindar apoyo al proyecto. Su composición y estructura dependen de las necesidades del proyecto. El EAP suele estar compuesto por representantes de diversos servicios o unidades horizontales.

Responsabilidades :

Proporciona apoyo administrativo al proyecto.
Define requisitos para la presentación de informes y la comunicación.
Administra las reuniones del Comité Directivo del Proyecto ( PSC ) y redacta los informes relacionados.
Apoya al Gerente de Proyecto ( PM ) en la planificación, seguimiento y control del proyecto.
Asesora sobre herramientas de gestión de proyectos y servicios administrativos.
Gestiona la documentación del proyecto (versiones, archivo, etc.).

Grupo de Implementación Empresarial (BIG)

El Grupo de Implementación Empresarial ( GIE ) se ubica del lado del solicitante y está compuesto por representantes de los grupos de negocio y usuarios. Coordinado por el Gerente de Negocio ( GNE ), es responsable de planificar e implementar los cambios empresariales necesarios para que la organización integre eficazmente los entregables del proyecto en su trabajo diario.

Responsabilidades :

Analiza el impacto de la implementación del proyecto en las operaciones en curso, los procesos de negocio existentes, el personal y la cultura organizacional.
Participa en el diseño y actualización de los procesos de negocio afectados.
Prepara el área de negocio afectada para el próximo cambio.
Asesora al Gerente de Negocios ( BM ) sobre la preparación de la organización para el cambio.
Integra los resultados del proyecto en las operaciones comerciales e implementa las actividades de cambio organizacional que caen dentro del alcance del proyecto.

Proveedor de soluciones (SP)

El Proveedor de Soluciones ( PS ) asume la responsabilidad general de los entregables del proyecto y representa los intereses de quienes diseñan, gestionan e implementan (o externalizan) dichos entregables. El PS suele ocupar una posición de gestión en la jerarquía funcional de la organización que lleva a cabo el proyecto y, por lo tanto, suele colaborar con el Propietario del Proyecto ( PO ) en la definición de los objetivos de negocio del proyecto.

Responsabilidades :

Asume la responsabilidad general de los entregables y servicios del proyecto solicitados por el propietario del proyecto ( PO ).
Moviliza los recursos necesarios del lado del proveedor y designa al Gerente de Proyecto ( PM ).
Aprueba los objetivos de cualquier actividad subcontratada y entregables y se hace responsable del desempeño del contratista.

Gerente de Proyecto (GP)

El Gerente de Proyecto ( GP ) supervisa el proyecto diariamente y es responsable de obtener resultados de alta calidad dentro de los objetivos y limitaciones definidos, garantizando el uso eficaz de los recursos asignados. En términos más generales, su responsabilidad también incluye la gestión de riesgos e incidencias, la comunicación del proyecto y la gestión de las partes interesadas.

Responsabilidades :

Ejecuta los planes del proyecto aprobados por el Comité Directivo del Proyecto ( PSC ).
Coordina el Equipo Central del Proyecto ( PCT ), asegurando el uso efectivo de los recursos asignados.
Se asegura de que los objetivos del proyecto se alcancen dentro de las limitaciones identificadas, tomando medidas preventivas o correctivas cuando sea necesario.
Gestiona las expectativas de las partes interesadas.
Supervisa la creación de todos los artefactos de gestión (excepto la solicitud de inicio del proyecto, el caso de negocios y el plan de implementación de negocios) y asegura la aprobación del propietario del proyecto ( PO ) o del comité directivo del proyecto ( PSC ).
Garantiza la evolución controlada de los productos entregados, mediante una adecuada gestión del cambio.
Realiza actividades de gestión de riesgos para los riesgos relacionados con el proyecto.
Supervisa el estado del proyecto e informa al Comité Directivo del Proyecto ( PSC ) sobre el progreso del proyecto a intervalos regulares predefinidos.
Escala los problemas irresolubles del proyecto al Comité Directivo del Proyecto ( PSC ).
Sirve de enlace entre las capas de dirección y ejecución del proyecto.

Gerente de Proyecto del Contratista (CPM)

El Gerente de Proyecto del Contratista ( GPC ) lidera al personal del contratista que trabaja en el proyecto, planificando, controlando e informando sobre la producción de los entregables subcontratados. En estrecha colaboración con el Gerente de Proyecto ( GP ) , el GPC garantiza que todo el trabajo se realice a tiempo y según los estándares acordados, garantizando así la correcta finalización y entrega de las actividades subcontratadas.

Asistente de Gerente de Proyecto (PMA)

En proyectos grandes, al Gerente de Proyecto ( GP ) le puede resultar útil delegar algunas tareas de gestión a un asistente. Este Asistente de Gestión de Proyecto ( AGP ) puede desempeñar diversas tareas de coordinación y apoyo según lo asignado por el Gerente de Proyecto ( GP ), y actúa como suplente en reuniones, etc. Sin embargo, el Gerente de Proyecto ( GP ) sigue siendo responsable de todas las tareas y entregables de gestión del proyecto. El Asistente de Gestión de Proyecto ( AGP ) también puede formar parte de un Equipo de Apoyo al Proyecto ( EAP ) y estar asignado al proyecto.

Equipo central del proyecto (PCT)

El Equipo Central del Proyecto ( ECP ) está compuesto por los roles especializados responsables de crear los entregables del proyecto. Su composición y estructura dependen del tamaño y el tipo de proyecto (p. ej., proyecto de TI, proyecto de desarrollo de políticas, etc.) y son definidos por el Gerente de Proyecto ( GP ) en función de las necesidades del proyecto.

Responsabilidades :

Participa en el desarrollo del alcance del proyecto y la planificación de las actividades del proyecto.
Realiza actividades del proyecto según el plan de trabajo y el cronograma del proyecto.
Produce resultados del proyecto.
Proporciona al Gerente de Proyecto ( PM ) información sobre el progreso de las actividades.
Participa en reuniones de proyectos según sea necesario y ayuda a resolver problemas.
Participa en la reunión de revisión de fin de proyecto durante la recopilación de lecciones aprendidas.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la función del Comité Directivo del Proyecto (CDP) en PM²?

El CDP proporciona supervisión estratégica, autoriza transiciones de fase, aprueba cambios importantes, resuelve problemas escalados y garantiza la alineación con las políticas de la organización y los objetivos del proyecto.

¿En qué se diferencia el Dueño del Proyecto (PD) del Gerente de Proyecto (GE) en PM²?

El Dueño del Proyecto (PD) representa al cliente, se responsabiliza de los resultados del negocio y garantiza la alineación estratégica. El Gerente de Proyecto (GE) supervisa la ejecución diaria, cumple con los requisitos y gestiona los artefactos del proyecto y el rendimiento del equipo.

¿PMPeople admite todos los roles y responsabilidades de PM²?

Sí. PMPeople permite una definición clara de roles, colaboración en tiempo real, intercambio de documentos y flujos de trabajo de aprobación que se alinean con la gobernanza de PM², dando soporte a PO, PM, PSC, SP, BM y otros roles, tanto para solicitantes como para proveedores.