Seguimiento del tiempo y los gastos con PMPeople
Muchos proyectos requieren llevar un registro contable de las hojas de horas y gastos de cada miembro del equipo para controlar que el proyecto se complete dentro del presupuesto y para la facturación. Las organizaciones deben evitar la burocracia en el seguimiento de tiempos y gastos para aumentar la productividad.
Los proyectos deben dividirse en paquetes de trabajo manejables . Imaginemos un proyecto. Al cierre del proyecto, la variación de costes es de 10.000 € y, si no se toman medidas correctivas, la previsión al cierre indica que la variación al finalizar será de hasta 15.000 €. Las medidas correctivas deben asignarse a los paquetes de trabajo, no a todo el proyecto. Para cada paquete de trabajo, necesitamos medir el coste real actualizado. En algunos proyectos, el seguimiento es sencillo si solo tienen unas pocas cuentas de costes. ¿Qué ocurre si necesitamos controlar las hojas de horas y los gastos de cada miembro del equipo? Es probable que se genere demasiado desperdicio al mantener a los gestores de proyectos dedicados a actividades sin valor, sin tiempo para tomar buenas decisiones.
El impacto en los miembros del equipo es aún más preocupante. Si una sola persona no reporta las hojas de horas y los gastos el último día del mes, es posible que toda la organización no proceda con el cierre contable mensual. Esta situación es crítica: los gerentes deben buscar a esta persona y exigirle que reporte lo antes posible. Esta persona ha viajado mucho durante el mes, ha trabajado en varios proyectos y también tiene actividades no facturables, como ventas, capacitación, etc. Necesita recopilar todos los recibos de tickets, recordar las horas reales , etc. Además, algunas regulaciones obligan a los trabajadores a registrar las horas de inicio y fin de cada día laborable, las horas extra , etc.
Hacer esto bajo presión es una receta para la inexactitud y los errores. Es probable que los datos reportados sean erróneos y que el miembro del equipo no haya realizado ningún trabajo valioso en toda la mañana. Podría terminar el día con malestar o baja productividad. Para empeorar las cosas, el proceso aún no ha terminado . El gerente de proyecto, u otra persona responsable, debe aprobar las hojas de tiempo y los gastos. Si se rechazan, se iniciarán conversaciones para corregirlo y comenzar el proceso de nuevo. Considere ahora el efecto multiplicador en proyectos con muchas personas, en organizaciones con muchos proyectos. Toda esta burocracia puede tener consecuencias económicas alarmantes. También puede dañar la moral del equipo.
La única manera efectiva de acabar con la tediosa tarea de controlar el tiempo y los gastos es mediante informes en línea . Una vez al día, o al menos una vez a la semana, los miembros del equipo deben registrar las hojas de horas y los gastos. Una vez a la semana, o al menos quincenalmente, deben enviar los datos para que los gerentes puedan aprobarlos o rechazarlos. Solo se puede convertir esto en un hábito si existen herramientas que les permitan hacerlo rápidamente, a través de la web o, mejor aún, con una aplicación móvil.
La herramienta PMPeople sigue un flujo de trabajo bidireccional entre los miembros del equipo y los gerentes de proyecto. Consulte esta gráfica para las hojas de horas; el caso es similar para los gastos.
PMPeople permite que las personas se concentren en el trabajo real, ahorrando tiempo improductivo de muchas maneras:
- Los miembros del equipo dedican solo un minuto a registrar los hechos cuando realmente ocurren , desde sus computadoras o usando la aplicación móvil. Pueden adjuntar una foto del recibo de un ticket tomada con su móvil, por ejemplo.
- Se puede realizar un seguimiento automático del tiempo para una actividad o para varias en paralelo.
- Los miembros del equipo pueden usar plantillas de hoja de horas si tienen actividades repetitivas semana tras semana.
- Las horas de inicio y finalización del trabajo se inicializan automáticamente, haciendo que los miembros del equipo solo tengan que gestionar excepciones, horas extras, trabajos fuera de calendario, etc.
- Los gerentes pueden aprobar o rechazar días o semanas desde su computadora o aplicación móvil. También pueden aprobar o rechazar de forma masiva .
- Los gerentes pueden gestionar de manera efectiva la capacidad planificada y real por miembros del equipo, proyectos, programas, carteras, unidades de negocios o toda la organización, durante períodos de tiempo variables de días, semanas y meses.
PMPeople no puede automatizar la grabación ni evitar que las personas necesiten hablar sobre desacuerdos, pero puede optimizar los flujos de trabajo de tiempo y gastos con los casos de uso que se explican a continuación.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué es fundamental el seguimiento del tiempo y los gastos en los proyectos?
Un seguimiento preciso garantiza el control presupuestario, facilita la facturación oportuna y facilita la toma de decisiones basadas en datos por parte de los gerentes de proyecto.
¿Cómo facilita PMPeople el seguimiento de los equipos?
PMPeople permite a los miembros del equipo registrar entradas rápidamente a través de la web o el móvil, usar plantillas y adjuntar recibos, lo que reduce el esfuerzo manual y los errores.
¿Cómo se gestionan las aprobaciones en PMPeople?
Los gestores de proyectos pueden aprobar o rechazar hojas de horas y gastos individualmente o en bloque, desde la web o el móvil, para cualquier periodo.