El momento decisivo para un director de proyecto
Para ser un buen gestor de proyectos profesional , no es necesario estar certificado ni dominar muchas técnicas o herramientas. Es más importante tener buenas habilidades sociales y mantener una actitud orientada a los objetivos , sabiendo que el momento más importante de un proyecto es la reunión de cierre .
Los proyectos se inician para finalizar antes de la fecha límite . Además del objetivo del cronograma, existen otros igualmente importantes, como terminar dentro del presupuesto, ofrecer una funcionalidad precisa y no otra, lograr que el producto se vea bien ante el cliente, etc. Sobre todo, los proyectos se distinguen por su obligación de finalizar.
Se supone que los gerentes de proyectos profesionales tienen el hábito de empezar con el fin en mente . Desde el primer día del proyecto, deben visualizar el cierre y los pasos para alcanzarlo. Deben imaginar el momento preciso en el que las partes interesadas cumplen o superan sus expectativas y avanzar en esa dirección.
Los gerentes de proyectos profesionales son conscientes de que todos los proyectos son problemáticos. Los proyectos pueden incomodar a muchas personas. Tendrán que cambiar su forma de trabajar. Surgirán muchos problemas, conflictos y crisis inesperadas. Por otro lado, los gerentes de proyectos saben que dependen completamente de sus equipos. ¿Acaso quienes nunca han trabajado juntos formarán un equipo cohesionado y sinérgico? Si el equipo no funciona, el proyecto fracasará. Tantas incertidumbres son estresantes.
Una táctica saludable es imaginar el último día . Todo está hecho y el cierre del proyecto es efectivo: el gerente de proyecto organiza una reunión con el patrocinador y las principales partes interesadas. Ha preparado una presentación, ensayada a fondo. Viste su mejor traje, ha preparado la sala, el proyector, y las partes interesadas ya han llegado. Comienza esta ceremonia titulada «cierre del proyecto». En su mente, esta reunión tiene otro título: «Adiós, me voy».
Suelo recomendar una película antigua para aprender sobre gestión de proyectos. Se titula «Lirios del campo» , y Sidney Poitier ganó el Óscar a mejor actor en 1963. En la película, podemos seguir el proyecto de construcción de una capilla. Hay escenas que evocan aspectos de la gestión de proyectos, como el inicio, la comunicación, el liderazgo, la resolución de problemas y conflictos, la gestión de expectativas, etc. Sin embargo, la parte que me parece más elocuente es la escena final. Podemos ver una verdadera reunión de cierre de proyecto . Haga clic aquí para ver esta escena de 5 minutos.
Podemos reconocer algunas similitudes con la gestión de proyectos:
- Proyecto = Construir una Capilla.
- Gerente de Proyecto = Sidney Poitier.
- Producto del Proyecto=la capilla.
- Padrino = Madre Superiora.
- Partes interesadas = Monjas.
- Requisito de cierre: todo está hecho.
- Ceremonia de clausura = Igual que cualquier otra reunión de seguimiento = Hora de clase de inglés = Cantar.
Las ceremonias de cierre de proyectos incluyen muchos mensajes subliminales. Por experiencia propia, admito que una cosa es lo que digo, pero otra es lo que quiero decir:
- “Reunión de cierre de proyecto” = “Adiós, me voy”.
- “Logros e hitos cumplidos” = “No queda nada por entregar. Se aceptan todos los entregables”.
- Esta carpeta contiene los documentos del proyecto. Las siguientes fases son… = «Dado que el producto del proyecto entra en la fase de operación, ya no es un proyecto, por lo que ya no soy responsable».
- “¿Alguna pregunta?” = “Quien tenga algo que decir, que hable ahora o quédese para siempre”.
Para mí, esta reunión es el momento decisivo del proyecto . Intentaré llevarla a cabo de la manera más eficaz. Esta reunión se lleva a cabo si no se acepta algún entregable o no se valida algún requisito. Incluso cuando todo está aceptado, sé que no es suficiente. Debo actuar desde una posición estratégica para que todos sepan, sin lugar a dudas, que he terminado. Después de esta reunión, las partes interesadas no tienen derecho a solicitar más cambios.
Imagine que la capilla se entrega con éxito . Se celebran varias misas durante la última fase del proyecto. El seguimiento del trabajo no reveló ningún problema. Todos los involucrados están satisfechos: el sacerdote, la madre superiora, las monjas y los asistentes habituales. Se cumplen todas las especificaciones técnicas. Todos aprecian la calidad final y también la ventaja de no celebrar misas al aire libre. Los voluntarios están contentos con la experiencia de trabajo en equipo, etc.
La reunión de cierre sirvió para comunicar que el proyecto estaba terminado. Sin embargo, antes de que Sidney Poitier se fuera, la Madre Superiora le dijo: «Espera un momento, Sidney Poitier, antes de irte, debes saber que, aunque el producto es perfecto, el proyecto ha sido un fracaso . No has tenido un buen desempeño como gerente de proyecto y ya no te contaremos como gerente de proyecto en ningún otro proyecto». ¿Por qué dice esto la Madre Superiora?
Es posible que el resultado del proyecto sea perfecto y el proyecto en sí mismo sea un fracaso . Esto ocurre cuando finaliza demasiado tarde, con un sobrecosto elevado o cuando no se cumple algún otro objetivo de gestión de proyectos . Un gestor de proyectos profesional trabaja para alcanzar los objetivos al cierre del proyecto. En ese momento, necesitamos cumplir con los objetivos en cuanto a plazo, coste, financiación, calidad, alcance y expectativas de las partes interesadas, entre otros. Queremos un equipo cohesionado y sinérgico, que las adquisiciones se hayan cerrado, que el producto esté en fase de operaciones, que el valor entregado y que se hayan cumplido los objetivos del caso de negocio hasta la fecha, etc.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué se considera la reunión de cierre el momento más importante de un proyecto?
La reunión de cierre marca la finalización formal del proyecto. Es el punto donde se validan todos los entregables, se confirman las expectativas y se transfieren las responsabilidades, lo que indica que no se aceptarán más cambios.
¿Puede un proyecto considerarse un fracaso incluso si el producto es perfecto?
Sí. Un proyecto puede ser un fracaso si excede el presupuesto, no cumple los plazos o no satisface a las partes interesadas, incluso si el resultado del producto cumple con las especificaciones técnicas.
¿En qué debe centrarse un director de proyecto durante la fase de cierre?
Durante el cierre, el director de proyecto debe garantizar que se cumplan todos los objetivos (cronograma, costo, alcance, calidad, expectativas de las partes interesadas), que se cierren las adquisiciones y que el equipo esté coordinado para la transición final a las operaciones.