Áreas de conocimiento de gestión de proyectos

Gestión de la Integración de Proyectos

Según la Guía del PMBOK, el área de conocimiento de gestión de proyectos de integración incluye los procesos para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de gestión de proyectos.

La herramienta PMPeople es propiamente un Sistema de Información de Gestión de Proyectos (PMIS) . El PMI define el PMIS como un sistema de información que comprende las herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y difundir los resultados de los procesos de gestión de proyectos. Puede proporcionar acceso a herramientas de software de tecnología de la información (TI), como herramientas de software de programación, sistemas de autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración, sistemas de recopilación y distribución de información, así como interfaces con otros sistemas automatizados en línea, como repositorios de bases de conocimiento corporativos. Un PMIS puede incluir las siguientes características:

La recopilación y elaboración de informes automatizados sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) pueden ser parte de este sistema.
Un PMIS incluye un software de programación que brinda la capacidad de rastrear las fechas planificadas en comparación con las fechas reales, informar las variaciones y los avances logrados con respecto a la línea base del cronograma y pronosticar los efectos de los cambios en el modelo de cronograma del proyecto.
Un PMIS se utiliza a menudo para supervisar las tres dimensiones del EVM (PV, EV y AC), para mostrar tendencias gráficas y para pronosticar una variedad de posibles resultados finales del proyecto.
Un PMIS puede incluir software de gestión de recursos que ayuda a planificar, organizar y gestionar los recursos disponibles, así como a elaborar estimaciones de recursos. Dependiendo de la complejidad del software, se pueden definir estructuras de desglose de recursos, disponibilidad, tarifas y diversos calendarios para optimizar su utilización.
Un PMIS proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el gerente de proyecto capture, almacene y distribuya información a las partes interesadas internas y externas con la información que necesitan de acuerdo con el plan de comunicaciones.
Un PMIS puede incluir software de programación, recursos y costos para garantizar que los planes de respuesta a riesgos acordados y sus actividades asociadas se integren en el proyecto junto con otras actividades del proyecto.
Otras herramientas y procesos de gestión del conocimiento necesarios para respaldar la gestión de la cartera.

PMPeople implementa la gestión de la integración. La gestión del cambio y la gestión del conocimiento son temas especializados en la gestión de la integración .

Cambios : Las partes interesadas, solicitantes y patrocinadores pueden solicitar cambios y recibir información. Los gerentes de proyecto o responsables equivalentes pueden gestionar estas solicitudes de cambio y crear nuevas.
Conocimiento : Las partes interesadas, solicitantes, patrocinadores y miembros del equipo pueden enviar comentarios, de forma anónima si así lo prefieren, y saber si algún gerente los ha leído. Los gerentes pueden marcar comentarios como leídos y crear nuevos. Los miembros del equipo pueden registrar anónimamente su nivel de satisfacción para facilitar las retrospectivas ágiles. Las lecciones aprendidas deben gestionarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

PMPeople mejora la retroalimentación sobre las personas y el desempeño del proyecto :

Cualquier usuario con acceso al proyecto puede proporcionar retroalimentación sobre los miembros del equipo . Los datos de retroalimentación incluyen una sección dirigida a los miembros del equipo. Otra sección, con información confidencial, es accesible únicamente para los administradores de recursos.

Las partes interesadas, los solicitantes y los patrocinadores del proyecto pueden proporcionar comentarios sobre los proyectos .

PMPeople implementa la gestión de lecciones aprendidas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Gestión del alcance del proyecto

Ingrese a la pestaña PLAN para editar el enunciado del alcance del proyecto, crear paquetes de trabajo y administrar requisitos y entregables.

Ingrese a la pestaña CONTROL para actualizar el desempeño de la gestión del alcance en paquetes de trabajo, requisitos y entregables.

Gestión del cronograma del proyecto

Ingrese a la pestaña PLAN para editar las fechas base de inicio y finalización y administrar los hitos.

Ingrese a la pestaña CONTROL para actualizar el desempeño de la gestión del cronograma en paquetes de trabajo e hitos.

Gestión de costos del proyecto

Ingrese a la pestaña PLAN para estimar el costo y planificar una curva de costo en forma de S para cada paquete de trabajo.

Ingrese a la pestaña CONTROL para actualizar el desempeño de la gestión de costos en los paquetes de trabajo, siguiendo el estándar EVM.

Gestión de financiación de proyectos

Ingresa a la pestaña PLAN para estimar ingresos y gastos para cada paquete de trabajo.

Ingrese a la pestaña CONTROL para actualizar el desempeño de la gestión financiera en los paquetes de trabajo.

Gestión de recursos del proyecto

Ingrese a la pestaña PLAN para asignar a los miembros del equipo a paquetes de trabajo, planificando sus fechas de inicio y finalización, esfuerzo en horas persona, declaraciones de trabajo, tarifa de venta, etc.

Las tareas se pueden asignar a uno o varios miembros del equipo, indicando quién es responsable, quién rinde cuentas, quién brinda apoyo, quién es consultado y quién es informado.

Ingrese a la pestaña CONTROL para controlar las planillas de horas y gastos de los miembros del equipo en paquetes de trabajo, actualizar las fechas y el esfuerzo planificados, etc. Aquí también se pueden controlar las tareas de los miembros del equipo.

Ingrese a la pestaña REGISTROS para leer los comentarios de los miembros del equipo (los comentarios pueden ser anónimos) y revisar el índice de felicidad del equipo a lo largo del tiempo.

Gestión de riesgos del proyecto

Un riesgo de proyecto es un evento o condición incierta que, de materializarse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más objetivos del proyecto. Es decir, si los riesgos se materializan, pueden provocar que el proyecto finalice antes o después, que el presupuesto se exceda o se reduzca, con una calidad superior o inferior a la esperada, etc.

El gerente de proyecto (PM), u otro rol de gestión equivalente (PMOS, PMO, PfM, PgM), y también el rol de solicitante (RQ), pueden planificar, implementar y controlar los riesgos *en la sección *REGISTROS > Registro de riesgos :

Los detalles de los riesgos individuales son:

Paquete de trabajo : El paquete de trabajo más relacionado con este riesgo. Seleccione el paquete de trabajo n.° 0 para riesgos globales. Este campo es obligatorio y se puede modificar.
Nombre del riesgo : este es un campo obligatorio.
ID : Código identificador de riesgo.
Categoría de riesgo : Categoría o tipo de riesgo. Cada unidad de negocio tiene sus propias categorías de riesgo.
¿ Se materializó ? Campo para marcar si este riesgo finalmente se materializó.
Descripción : Descripción del riesgo.
Desencadenante : Descripción de un evento o situación que indica que un riesgo está a punto de ocurrir.
Asignado a : Persona responsable de implementar la respuesta a riesgos. Escriba un nombre o seleccione a un miembro del equipo.
Estado : El estado del riesgo puede ser abierto, cerrado o en lista de vigilancia. Este campo es obligatorio.
Probabilidad : La probabilidad de riesgo puede ser muy baja, baja, media, alta o muy alta.
Impacto : El impacto del riesgo puede ser muy bajo, bajo, medio, alto o muy alto.
Clasificación : La clasificación de riesgo indica la importancia de este riesgo en comparación con otros. Se calcula automáticamente multiplicando los valores de probabilidad e impacto. Si el resultado es menor a 7, se muestra en verde. El color ámbar corresponde a valores entre 7 y 14. El color rojo corresponde a valores mayores a 15.
Respuesta : La respuesta al riesgo que se debe implementar puede ser aceptar, evitar, contener, mitigar, transferir o escalar.
Acciones de Mitigación : Actividades a realizar antes de la posible ocurrencia del riesgo.
Acciones de Contingencia : Actividades a realizar después de la posible ocurrencia del riesgo.
Fecha de registro : Fecha de registro del riesgo. Campo obligatorio.
Fecha de vencimiento : mejor estimación para la materialización del riesgo.
Fecha de Materialización : Fecha real de ocurrencia del riesgo.
Fecha de cierre : Fecha en la que se cerró este riesgo.
Comentarios finales : Los comentarios finales sobre cómo se gestionó este riesgo son bastante útiles para otros gerentes de proyectos en proyectos futuros con incertidumbres similares.

Gestión de adquisiciones de proyectos

Cualquier paquete de trabajo puede subcontratarse mediante contrato o cualquier otro tipo de acuerdo. Esta parte del proyecto será ejecutada por un tercero (contratista, otro departamento u otro equipo) con sus propios recursos. Las decisiones de compra o venta son clave en la gestión de proyectos, ya que la ejecución será totalmente diferente en un caso u otro.

PMPeople permite conectar cualquier paquete de trabajo a un proyecto de adquisiciones :

Si el gerente de proyecto (GP) es una parte interesada (PS) del proyecto de adquisiciones, puede controlar las adquisiciones eficazmente. El proyecto de adquisiciones puede pertenecer a otra organización, a otra unidad de negocio o a la misma unidad de negocio que el proyecto principal.

Los gerentes de proyectos, o cualquier otro rol de gestión (PMA, PMO, PfM, PgM), pueden planificar las adquisiciones en ADQUISICIONES > Planificación de contratos :

Los proyectos de compras del panel derecho se pueden agregar haciendo clic en el icono «más» [ + ]. Se pueden eliminar abriendo los detalles y haciendo clic en el botón «Eliminar».

El detalle de la contratación es el siguiente:

Título del contrato : El nombre utilizado para el proyecto de adquisición.
Descripción : Una breve descripción del proyecto de adquisiciones.
Paquete de trabajo : El paquete de trabajo en proceso de adquisición.

La vinculación entre el paquete de trabajo y el proyecto de adquisiciones, si este proyecto también se gestiona con PMPeople , se puede realizar en ADQUISICIONES > Conectar contratistas : el gerente de proyecto (PM) puede vincular la adquisición a cualquier proyecto al que tenga acceso como parte interesada (SH):

El gerente de proyecto (GP) puede hacer clic en el enlace en la sección [ Acceder como parte interesada a: ] para acceder directamente al proyecto de adquisiciones como parte interesada (MS).

En cuanto al control de compras: Los usuarios pueden gestionar las autorizaciones de trabajo y los pagos. También se gestiona la información de rendimiento del vendedor.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo apoya PMPeople las 10 áreas de conocimiento del PMBOK?

PMPeople se integra con las 10 áreas de conocimiento (Integración, Alcance, Cronograma, Costo, Calidad, Recursos, Comunicaciones, Riesgo, Adquisiciones y Gestión de Partes Interesadas) mediante pestañas dedicadas y herramientas de colaboración en tiempo real que simplifican la planificación, la ejecución y el control.

¿Puede PMPeople gestionar la gestión del valor ganado (GVG) para el control de costes y plazos?

Sí. PMPeople facilita la GVG mediante el seguimiento de los costes planificados frente a los reales y el rendimiento del plazo, el cálculo de métricas clave (VP, EV, AC) y la creación de pronósticos para ayudar a mantener los proyectos en marcha.

¿Cómo se gestionan los riesgos y las adquisiciones en PMPeople?

Los riesgos se gestionan en el Registro de Riesgos, dentro de LOGS, con campos para probabilidad, impacto, respuesta y mitigación. Las adquisiciones se gestionan mediante proyectos vinculados, lo que permite tomar decisiones de compra o venta, conectar a contratistas y realizar un seguimiento del rendimiento.