Colaboración desde diferentes roles

Describamos ahora algunos casos de uso representativos.

El gerente funcional (FM) posee una o más unidades de negocio (BU) :

FM puede crear una nueva BU .
FM puede configurar datos de la Unidad de Negocio . Estos datos consisten en factores del entorno empresarial que se utilizarán en cualquier proyecto dentro de la Unidad de Negocio, incluyendo calendarios, clientes, fases, etiquetas, categorías de costos y métodos de pago, objetivos del proyecto, etc.
FM puede crear proyectos dentro de la BU .
FM puede asignar el patrocinador del proyecto ( SP ) y el gerente del proyecto ( PM ) para cada proyecto.
FM puede controlar un proyecto leyendo la información actualizada por PM (también por PMO, PMA, PfM, PgM).

El Gerente de Proyecto (GP) puede gestionar los proyectos que le son asignados, o aquellos creados por él mismo:

El PM puede iniciar el proyecto : puede completar los datos de definición del proyecto, incluir el proyecto en un programa y/o carteras, establecer los parámetros para integrar la herramienta PPM con otras herramientas, editar el caso de negocio, el acta del proyecto, el registro de partes interesadas, etc.
El PM puede asignar el RQ (Solicitante), el SP (Patrocinador) y uno o más PMA (Asistentes del PM).
El PMA asignado puede ayudar al PM a gestionar el proyecto.
El PM puede planificar el proyecto : alcance, entregables, requisitos, fechas, revisiones, hitos, costos, requisitos de financiación, tareas, asignación de recursos, etc.
El gerente de proyecto puede invitar a las partes interesadas . El Registro de Partes Interesadas puede incluir a aquellas que necesiten acceso en línea mediante la herramienta. Estas personas pueden supervisar los proyectos simplemente consultando la información de planificación y control.
El gerente de proyecto puede poner el proyecto en estado de ejecución . Los miembros del equipo pueden ver sus asignaciones, enviar hojas de horas y gastos. En determinadas fechas de revisión, planificadas o no, el gerente de proyecto controla el estado del proyecto midiendo las desviaciones con respecto a las líneas base, redactando explicaciones para que las lean las partes interesadas, gestionando los cambios, etc.
El PM puede controlar recursos , aprobando/rechazando hojas de tiempo y gastos, replanificando tareas, horas de esfuerzo, etc.
Finalmente, el PM puede cerrar el proyecto . Los TM ya no pueden incurrir en esfuerzos ni gastos.
Al finalizar el cierre, el gerente de proyecto puede archivar el proyecto . A partir de ese momento, no podrá modificar los datos del proyecto (el gerente de proyecto y el gerente de proyecto pueden volver a cerrar el proyecto si es necesario realizar algún cambio).

Las fechas de revisión se pueden programar o improvisar. El gerente de proyecto puede controlar el estado del proyecto midiendo las variaciones con respecto a las líneas base, anotando información relevante para las partes interesadas, gestionando cambios, etc.

El administrador de recursos (RM) posee uno o más grupos de recursos :

RM puede crear un nuevo grupo de recursos para incluir a los miembros del equipo (TM) .
Además, un TM puede unirse a un fondo de recursos de forma proactiva por su cuenta.
Los TM deben pertenecer a un grupo de recursos para que un PM los asigne a un proyecto .
TM puede unirse a un proyecto de forma proactiva por su cuenta , siempre que tenga un código de proyecto privado.
El gerente de proyecto puede ver sus asignaciones de trabajo en proyectos en ejecución. Puede saber quién más está trabajando en la misma tarea, enviar hojas de horas y gastos. También puede enviar comentarios sobre el proyecto al gerente de proyecto, de forma anónima o no. Puede enviar datos sobre su estado de ánimo (de forma anónima), lo cual es muy útil para las retrospectivas.
El PM puede controlar las horas de trabajo y los gastos provenientes de los TM, su progreso en las tareas, etc.

Las partes interesadas (SH) pueden ver los proyectos a los que han sido invitadas:

SH también puede unirse a un proyecto de forma proactiva si conoce el código privado. Por el contrario, puede abandonarlo si ya no le interesa seguirlo.
SH supervisa los proyectos leyendo algunos datos de planificación y controlando las actualizaciones.
SH puede enviar comentarios sobre el proyecto al PM, de forma anónima o no.
SH puede solicitar cambios en el proyecto al PM.

El solicitante (RQ) puede crear solicitudes. Estas solicitudes se pueden gestionar como proyectos aún no aprobados, en estado de inicio:

La RQ puede asignar al PM , quien podría comenzar a gestionar el inicio del proyecto junto con la RQ . El estado del proyecto «iniciando» es equivalente al estado de la solicitud «propuesto».
RQ también puede asignar el patrocinador del proyecto ( SP ).
Una vez aprobado el proyecto, el RQ puede cambiar el estado de la solicitud de «propuesto» a «en curso» o el PM puede cambiar el estado del proyecto de «iniciando» a «planificando». Una vez finalizada la planificación, el PM puede cambiar el estado del proyecto a «en ejecución». El estado de la solicitud se mantiene «en curso».
RQ puede leer datos de control del proyecto.
Al finalizar el proyecto, RQ puede mover la solicitud a «cerrado». El PM puede hacerlo, moviéndola a «cerrado/archivado».

El administrador de programas (PgM) puede crear programas:

PgM puede incluir proyectos dentro de un programa.
PgM puede ayudar al PM a gestionar el proyecto perteneciente al programa.
PgM puede enviar comentarios y solicitudes de cambio al PM .

El gestor de carteras (PfM) puede crear carteras:

PfM puede incluir proyectos dentro de una cartera.
PfM puede ayudar al PM a gestionar los proyectos pertenecientes a la cartera.
PfM puede enviar comentarios y solicitudes de cambio al PM.
PfM puede incluir programas dentro de una cartera.
PfM puede ayudar a PgM a gestionar el programa perteneciente a su cartera.

El administrador de recursos (RM) puede leer los comentarios sobre el desempeño de los miembros del equipo para aquellos TM dentro de su grupo:

Los participantes del proyecto pueden evaluar el desempeño del proyecto TM .
TM puede leer los comentarios dirigidos a él o ella .
RM puede leer los comentarios dirigidos a TM y también los comentarios dirigidos al equipo de gestión .

El gerente de proyecto (PM) puede leer los comentarios sobre el desempeño del proyecto:

Los roles SH , RQ y SP pueden evaluar el desempeño del proyecto .
A esta retroalimentación se puede acceder por roles PMO, PMA, PfM, PgM y PM.

Hay muchos más casos de uso interesantes relacionados con la colaboración en la gestión de proyectos profesionales: relaciones de adquisiciones, informes de estado, flujos de trabajo de gobernanza , etc. Los proyectos son propensos a una estrecha colaboración profesional dentro de las organizaciones.

Preguntas Frecuentes

¿Quién es responsable de crear unidades de negocio y asignar gerentes de proyecto?

El Gerente Funcional (FM) es el propietario de las unidades de negocio, las crea, configura los datos de la BU y asigna al Gerente de Proyecto (GP) y al Patrocinador (SP) a cada proyecto.

¿Cómo gestionan los gerentes de proyecto los ciclos de vida de los proyectos?

Los gerentes de proyecto inician, planifican, ejecutan, controlan y cierran proyectos. Gestionan equipos, asignan asistentes, revisan el progreso y realizan la transición de los proyectos a cada etapa con la colaboración de las partes interesadas y los asistentes.

¿Cuál es la función de los miembros del equipo en la ejecución del proyecto?

Los miembros del equipo ven sus asignaciones, envían hojas de horas y gastos, y brindan retroalimentación o comentarios, a veces de forma anónima. Deben pertenecer a un fondo de recursos y a un proyecto válido para participar.