Como FM puedo gestionar calendarios de trabajo

Un calendario laboral identifica los días y turnos de trabajo disponibles para las actividades programadas.

Cada paquete de trabajo tiene un calendario laboral. Los miembros del equipo asignados pueden consultar fácilmente cuántas horas deben trabajar cada día, así como sus horarios de inicio y finalización. Los gerentes de proyecto pueden verificar fácilmente si los miembros del equipo trabajan horas extras antes de aprobar o rechazar las hojas de horas.

Los miembros del equipo (MT) reciben advertencias sobre las horas extras si ven horas en color rojo, por ejemplo, cuando trabajan en días no laborables:

Los gerentes de proyecto (PM) reciben una advertencia sobre las horas extras al aprobar o rechazar las hojas de horas si ven horas en color rojo. Un mensaje de advertencia indica qué calendario está en conflicto:

Se configuran calendarios de trabajo para cada unidad de negocio. Una unidad de negocio puede tener uno o varios calendarios, al menos el Calendario Base , gestionado por el Administrador de PMPeople.

Los gerentes funcionales (FM) pueden agregar y editar calendarios de trabajo dentro de sus unidades de negocio en la opción Configuración de la unidad de negocio :

Abra la sección Calendarios para esta Unidad de Negocio para ver los calendarios disponibles, al menos el Calendario Base, administrado por el Administrador de PMPeople:

Los calendarios se pueden agregar de dos maneras: 1) reutilizando un calendario de otra organización/unidad de negocio; 2) creando un nuevo calendario desde cero.

1) Reutilización de un calendario de otra organización . Los gerentes funcionales (FM) pueden reutilizar el calendario de sus unidades de negocio en la organización actual o en otra:

2) Crear un nuevo calendario desde cero , introduciendo los siguientes datos:

Nombre : Nombre asignado al calendario.

Descripción : Descripción del calendario.

País : Este campo puede ser útil para buscar calendarios que se puedan reutilizar.

El primer día de la semana es necesario para presentar el calendario correctamente e indicar los días del fin de semana. Por ejemplo, si la semana comienza el domingo, el calendario se representará de domingo a sábado, y el fin de semana será viernes y sábado.

Hora de inicio : Por defecto, los días laborables (no los fines de semana) comienzan a esta hora.

Hora de finalización : Por defecto, los días laborables (no los fines de semana) finalizan a esta hora.

Horas por día : El número máximo de horas de trabajo permitidas por día laborable, sin incluir los fines de semana.

Los calendarios se pueden gestionar fácilmente. Haga clic en el botón [ Duplicar ] para crear una copia de un calendario. Haga clic en el botón [ Editar ] para modificar los parámetros del calendario y también para editar las excepciones en días específicos. Si se edita un calendario reutilizado, los cambios se aplicarán a todas las unidades de negocio.

El administrador de PMPeople puede configurar los calendarios como no editables . El Calendario base es un ejemplo. Compruebe si la casilla [Solo el administrador puede editar] está marcada:

Los calendarios que no se pueden editar se pueden reutilizar y copiar, pero solo el administrador de PMPeople puede editarlos.

Los nuevos calendarios inicializan los días según los parámetros del calendario. Haga clic en [ Editar ] para abrir una ventana emergente y ver los 12 meses del año seleccionado, con las semanas comenzando según los parámetros. Ingrese un día para establecer una excepción. Las excepciones pueden ser de dos tipos:

Días no laborables : Los días en rojo son excepciones en las que no se permiten horas de trabajo, como los fines de semana.

Días especiales : Los días en gris son excepciones en las que se permiten algunas horas de trabajo.

[ Verificar ] Día festivo para marcar el día como día festivo.

Se pueden establecer excepciones día a día. Establezca un patrón de repetición eligiendo [Repetir] ≠ [Nunca] :

Haz clic en el botón [ Establecer ] con [Repetir] = [ Nunca ] para establecer una excepción solo para este día. En el ejemplo anterior, solo el 13 de mayo de 2025 será el día de excepción, que aparecerá en gris.

Haz clic en el botón [ Establecer como repetición ] con [Repetir] = [ Diariamente ] para repetir las excepciones durante todos los días desde [ Inicio ] hasta [ Fin ] . Un día de fin en blanco significa el último día del año. En el ejemplo anterior, los días del 13/05/2025 al 31/12/2025 aparecerán en gris.

Haz clic en el botón [ Establecer para repetir ] con [Repetir] = [ Semanal ] para repetir las excepciones para este día de la semana desde [Inicio] hasta [Fin] . Un día de fin en blanco significa el último día del año. En el ejemplo, los jueves 14, 21 y 28 de enero, 4 y 11 y 18 de febrero, y así sucesivamente hasta el 31 de diciembre de 2025, aparecerán en gris.

Haz clic en el botón [ Establecer como repetición ] con [Repetir] = [ Mensual ] para repetir las excepciones de este día del mes desde [Inicio] hasta [Fin] . Un día de finalización en blanco significa el último día del año. En el ejemplo anterior, el 14 de enero, el 14 de febrero y el 14 de marzo serán los días de excepción resaltados en gris.

Haz clic en el botón [ Establecer como repetición ] con [ Repetir ] = [ Anual ] para repetir las excepciones para esta fecha específica cada año desde [Inicio] hasta [Fin]. Si dejas la fecha de fin en blanco, el último año se considerará continuo. En el ejemplo anterior, la fecha seleccionada (p. ej., 14 de enero) se marcará como excepción y aparecerá en gris cada año dentro del rango definido.

Haz clic en el botón [ Restablecer ] para anular una excepción:

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la finalidad de los calendarios de trabajo en PMPeople?

Los calendarios de trabajo definen los días laborables, las horas de inicio y fin, y el total de horas diarias previstas para las actividades programadas del proyecto, lo que facilita la gestión de recursos y el seguimiento de las horas extra.

¿Cómo pueden los gerentes funcionales crear o reutilizar un calendario laboral?

Los gerentes funcionales pueden reutilizar un calendario existente de cualquier unidad de negocio u organización, o crear uno nuevo desde cero especificando parámetros como la zona horaria, el horario laboral y la estructura semanal.

¿Pueden los calendarios laborales tener excepciones para días festivos o días laborables especiales?

Sí. Se pueden agregar excepciones como días no laborables o días especiales, y repetirlas por día, semana o mes. Los calendarios también permiten editar o restablecer excepciones fácilmente.