Como FM puedo gestionar calendarios de trabajo
Un calendario de trabajo identifica los días laborables y los turnos que están disponibles para las actividades programadas.
Cada paquete de trabajo cuenta con un calendario laboral. Los miembros del equipo asignados (MT) pueden consultar fácilmente cuántas horas deben trabajar cada día, así como las horas de inicio y fin. Los gerentes de proyecto (GP) pueden verificar fácilmente si los miembros del equipo (MT) están trabajando horas extra antes de aprobar o rechazar las hojas de horas.
A los miembros del equipo (TM) se les advierte sobre las horas extras si ven horas en color rojo, por ejemplo, cuando trabajan días no laborales:
Los gerentes de proyecto (GP) reciben una advertencia sobre las horas extra al aprobar o rechazar las hojas de horas si ven las horas en rojo. Un mensaje de advertencia indica qué calendario está en conflicto:
Se configuran calendarios de trabajo para cada unidad de negocio. Cada unidad de negocio puede tener uno o varios calendarios, al menos el Calendario Base , administrado por el Administrador de PMPeople.
Los gerentes funcionales (FM) pueden agregar y editar calendarios de trabajo dentro de sus unidades de negocio en la opción Configuración de BU :
Abra la sección Calendarios de esta Unidad de Negocio para ver los calendarios disponibles al menos el Calendario Base, administrado por el Administrador de PMPeople:
Los calendarios se pueden agregar de dos maneras: 1) reutilizando un calendario de otra organización/unidad de negocio; 2) creando un nuevo calendario desde cero
1) Reutilización de un calendario de otra organización . Los gerentes funcionales (GF) pueden reutilizar el calendario de sus unidades de negocio en la organización actual o en otra:
2) Crear un nuevo calendario desde cero , ingresando los siguientes datos:
- Nombre : Nombre asignado al calendario.
- Descripción : Descripción del calendario.
- País : este campo puede ser útil para buscar calendarios para reutilizarlos.
- La semana comienza en : El primer día de la semana es necesario para presentar el calendario correctamente e inferir los fines de semana. Por ejemplo, si la semana comienza en domingo, el calendario se representará de domingo a sábado, y los fines de semana serán viernes y sábados.
- Hora de inicio : de forma predeterminada, los días laborables (no los fines de semana) comienzan a esta hora.
- Hora de finalización : de forma predeterminada, los días laborables (no los fines de semana) finalizan a esta hora.
- Horas por día : El máximo de horas de trabajo permitidas por día laborable, no los fines de semana.
Los calendarios se pueden gestionar fácilmente. Haga clic en el botón [ Duplicar ] para crear una copia de un calendario. Haga clic en el botón [ Editar ] para editar los parámetros del calendario y las excepciones en días específicos. Si se edita un calendario reutilizado, los cambios se aplicarán a todas las unidades de negocio.
El administrador de PMPeople puede configurar los calendarios como no editables . El Calendario Base es un ejemplo. Compruebe si la opción [Solo el administrador puede editar] está marcada.
Los calendarios no editables se pueden reutilizar y copiar, pero sólo el administrador de PMPeople puede editarlos.
Los nuevos calendarios inicializan los días según sus parámetros. Haga clic en [ Editar ] para abrir una ventana emergente y ver los 12 meses del año seleccionado, con las semanas iniciadas según los parámetros. Introduzca un día para establecer una excepción. Las excepciones pueden ser de dos tipos:
- Días no laborales : los días en rojo son excepciones en los que no se permiten horas laborales, como los fines de semana.
- Días especiales : Los días en gris son excepciones con algunas horas de trabajo permitidas.
Se pueden establecer excepciones diarias. Establezca un patrón de repetición seleccionando [Repetir] ≠ [Nunca] :
- Haga clic en el botón [ Establecer ] con [Repetir] = [ Nunca ] para establecer una excepción solo para este día. En el ejemplo anterior, solo el 13/05/2025 será el día de excepción en gris.
- Haga clic en el botón [ Repetir ] con [Repetir] = [ Diariamente ] para repetir las excepciones todos los días desde [ Inicio ] hasta [ Fin ] . Un día de fin en blanco indica el último día del año. En el ejemplo anterior, los días del 13/05/2025 al 31/12/2025 aparecerán en gris.
- Haga clic en el botón [ Repetir ] con [Repetir] = [ Semanal ] para repetir las excepciones de este día de la semana desde [Inicio] hasta [Fin] . Un día de fin en blanco indica el último día del año. En el ejemplo, los jueves 14, 21 y 28 de enero, 4, 11 y 18 de febrero, y así sucesivamente hasta el 31 de diciembre de 2025, aparecerán en gris.
- Haga clic en el botón [ Repetir ] con [Repetir] = [ Mensual ] para repetir las excepciones de este día del mes desde [Inicio] hasta [Fin] . Un día de finalización en blanco indica el último día del año. En el ejemplo anterior, el 14 de enero, el 14 de febrero y el 14 de marzo serán los días de excepción en gris.
Haga clic en el botón [ Restablecer ] para anular una excepción:
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la finalidad de los calendarios de trabajo en PMPeople?
Los calendarios de trabajo definen los días laborables, las horas de inicio y fin, y el total de horas diarias previstas para las actividades programadas del proyecto, lo que facilita la gestión de recursos y el seguimiento de las horas extra.
¿Cómo pueden los gerentes funcionales crear o reutilizar un calendario laboral?
Los gerentes funcionales pueden reutilizar un calendario existente de cualquier unidad de negocio u organización, o crear uno nuevo desde cero especificando parámetros como la zona horaria, el horario laboral y la estructura semanal.
¿Pueden los calendarios laborales tener excepciones para días festivos o días laborables especiales?
Sí. Se pueden agregar excepciones como días no laborables o días especiales, y repetirlas por día, semana o mes. Los calendarios también permiten editar o restablecer excepciones fácilmente.