Guía PMPeople vs. PMBOK®

Al día siguiente de obtener la certificación PMP®, muchos gerentes de proyectos profesionales experimentan esta disonancia cognitiva:

Quieren que los procesos de la Guía PMBOK® se apliquen en cada proyecto.
Consideran que no son un caso para la aplicación del estándar. Además, no tienen tiempo para generar tantos planes subsidiarios, documentos de proyecto, informes de estado, diagramas de Gantt, curvas S para costos, solicitudes de cambio, etc.

Esta disonancia cognitiva suele solucionarse utilizando rasgos autoengañosos como:

“PMBOK® se adapta a otros tipos de proyectos, con otros jefes, organizaciones más grandes, otras industrias, culturas, países, etc.”
Necesito ser ágil. El PMBOK® es para proyectos burocráticos predictivos.
“La organización para la que trabajo no valora la gestión profesional de proyectos”.

¿Por qué creemos que la Guía PMBOK® no es aplicable a mi proyecto actual? El PMI® presenta el PMBOK® como un marco, no como una metodología. El PMBOK® no es prescriptivo: no estamos obligados a utilizar todos los procesos, documentos, entradas, salidas, herramientas y técnicas. Es más bien una recopilación de conocimientos, bien estructurada e interconectada, que nos ayuda a saber qué hacer cuando es necesario. Tenemos la libertad de aplicar prácticas o no, adaptándolas a las necesidades reales del área específica del dominio de la organización ejecutora. El PMBOK® nos dice qué hacer, cuando es necesario. Nuestro criterio profesional debe guiarnos para decidir cómo hacerlo.

Gracias a esta guía, podemos usar una jerga común para compartir información sobre proyectos. No necesitamos reinventar la rueda en cuanto a herramientas y técnicas de gestión de proyectos . Todo lo que un gestor de proyectos necesita saber ya está inventado.

Pongamos un ejemplo. Imaginemos que mañana necesito elaborar un primer borrador de un registro de riesgos. Puedo consultar la sección 11.2., donde encuentro el proceso «Identificar Riesgos». Las secciones 11.2.1 y 11.2.3 describen las entradas y salidas, respectivamente; el registro de riesgos es propiamente una salida. Puedo leer la sección 11.2.2 para recordar las herramientas y técnicas más utilizadas por los gestores de proyectos profesionales: juicio experto, recopilación y análisis de datos, habilidades interpersonales y de equipo, listas de indicaciones y reuniones.

La sexta edición de la guía se puede representar como un conjunto de 49 procesos distribuidos en 5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento :

Las áreas de conocimiento de gestión de proyectos se explican en los capítulos del 4 al 13:

Considerando los objetivos de la gestión de proyectos , los 49 procesos pueden proceder —normalmente en secuencia, aunque pueden solaparse— siguiendo 5 grupos de procesos . Los proyectos primero se inician, luego se planifican, luego se ejecutan y controlan, y finalmente, una vez aceptados los entregables, se cierran formalmente.

La guía describe los documentos típicos que se utilizan habitualmente en la gestión de proyectos. No son obligatorios, pero si los necesita, le recomendamos utilizar los siguientes nombres:

Además, la guía describe más de 100 herramientas y técnicas , afirmando que hay muchas más, especialmente para proyectos ágiles.

Las herramientas y técnicas se pueden clasificar en varios grupos: recopilación de datos (9), toma de decisiones (2), habilidades de comunicación (2), análisis de datos (27):

Representación de datos (15), habilidades interpersonales y de equipo (17):

Y por último, algunos de ellos que no están agrupados (59):

El Manual de Gestión de Proyectos del PMI , también conocido como la Guía PMBOK®, es aplicable para la gestión profesional de todos los proyectos , no solo de proyectos predictivos con ciclos de vida en cascada. Los métodos que aplican los proyectos ágiles varían, pero también es necesario que finalicen a tiempo y dentro del presupuesto, cumpliendo con todos los objetivos de gestión. Los proyectos ágiles utilizan ciclos de vida iterativos e incrementales. En cada ciclo, se requieren diversas herramientas y técnicas para lograr una entrega orientada al valor, elaborando progresivamente los requisitos (historias de usuario) gracias a la retroalimentación continua de las partes interesadas. Los proyectos ágiles también requieren la elaboración de un acta de constitución del proyecto para su aprobación, el control de costes y el cronograma, el cierre formal de cada lanzamiento antes del inicio del siguiente, etc.

A la hora de gestionar profesionalmente cualquier proyecto , sea predictivo o ágil, para cualquier organización –funcional, matricial o proyectizada-, un proyecto de larga duración o corto, caro o barato, con recursos abundantes o escasos, tratando con un grupo pequeño de interesados o con bastantes, con o sin compras, con sector IT u otro, etc., qué gestionar es más o menos lo mismo, cómo gestionar es diferente .

Con PMPeople, puedes aplicar el PMBOK® en tu proyecto actual y en tu organización actual, de forma ágil. Puedes seguir gestionando asuntos urgentes. No es necesario esperar cambios metodológicos; puedes mantener la normalidad. Puedes adaptarte a la economía de proyectos,fomentando la colaboración entre las personas . No es necesario que estén certificadas por PMP® para colaborar profesionalmente en proyectos.

Si eres formador en gestión de proyectos , puedes hacer que tus alumnos practiquen procesos de “aprender haciendo”.
Si eres gerente de proyecto interino y gestionas varios proyectos simultáneamente para diferentes empresas, puedes facilitar a las partes interesadas el acceso a la información que necesitan a través de la web o la aplicación móvil. No necesitan reunirse contigo constantemente para saber cómo avanza el proyecto.

Un día te sorprenderás cuando algunas partes interesadas comiencen a utilizar la terminología como verdaderos profesionales, comunicándose contigo de esta manera:

Este paquete de trabajo conlleva muchos riesgos. ¿Está seguro de que finalizará el 25 de abril , como se indica en la fecha de finalización inicial?
El último informe de situación muestra un sobrecoste de 2500 €. ¿Qué podemos hacer para aumentar el IPC?
Veo muchas horas planificadas en el plan de capacidad para la versión actual. La versión anterior tenía el mismo número de sprints, pero menos horas. ¿Planean incorporar más miembros al equipo de desarrollo?

PMPeople pone en práctica fácilmente procesos estandarizados de gestión de proyectos, gracias a que la gente colabora en cada proyecto, a través de la web o de una aplicación móvil:

Las personas pueden encontrar fácilmente la información relativa a los grupos de procesos de gestión de proyectos : inicio, planificación, ejecución/control y cierre.
Las personas pueden encontrar fácilmente la información relativa a las áreas de conocimiento de gestión de proyectos : integración, alcance, cronograma, costos, recursos, riesgos y adquisiciones.
Las personas pueden seguir ciclos de vida predictivos o adaptativos : ayuda a gestionar proyectos ágiles para finalizar a tiempo, dentro del presupuesto, controlando el riesgo, facilitando la formación de equipos, retrospectivas, etc.

Preguntas Frecuentes

¿La Guía del PMBOK es solo para proyectos predictivos en cascada?

No. La Guía del PMBOK es un marco aplicable a todo tipo de proyectos, incluyendo ágiles e híbridos. Proporciona conocimiento estandarizado que puede adaptarse a ciclos de vida predictivos, iterativos o adaptativos.

¿Necesito usar los 49 procesos y crear todos los documentos?

No. La Guía del PMBOK no es prescriptiva. Utilice únicamente los procesos, herramientas y documentos que su proyecto necesita. Adáptelos según su criterio profesional y el contexto organizacional.

¿Cómo ayuda PMPeople a implementar las prácticas de la Guía PMBOK?

PMPeople permite a los equipos aplicar los procesos de la Guía PMBOK de forma colaborativa mediante aplicaciones web y móviles, utilizando terminología estándar y datos en tiempo real, sin necesidad de certificación ni de modificar los flujos de trabajo existentes.