Procesos de cierre en PMPeople

Los proyectos comienzan con un fin en mente . Deben terminar a tiempo, en una fecha determinada. Otros objetivos de gestión, no menos importantes, son terminar dentro del presupuesto, entregar algunos productos y no otros, lograr que los productos se vean bien desde la perspectiva del cliente, etc. Si puede durar para siempre, llámelo operación, no proyecto. La necesidad de terminar es el rasgo más distintivo de un proyecto.

Sin embargo, algunos proyectos fallidos generan productos excelentes. Pueden finalizar demasiado tarde, exceder el presupuesto, etc. Los proyectos fracasan cuando no cumplen los objetivos de gestión . Los gerentes de proyectos profesionales trabajan para que el proyecto finalice a tiempo, dentro del presupuesto y de los límites de financiación, entregando productos de alta calidad y dentro del alcance, cumpliendo las expectativas, logrando un equipo cohesionado y sinérgico, cerrando los contratos, transfiriendo el producto a operaciones, generando el valor entregado y manteniendo el análisis de negocio dentro del objetivo.

Dado que cada objetivo de la gestión de proyectos es fundamental, todos los proyectos deben estar orientados al valor . Sin embargo, las organizaciones suelen preocuparse más por el tiempo y el coste . Durante la ejecución de los proyectos, la alta dirección se preocupa por los costes, ya que solo hay flujos de caja negativos. El departamento de finanzas considera los proyectos como inversiones que utilizan recursos, pagan a contratistas, compran activos y generan numerosos gastos. Los flujos de caja positivos se producirán una vez finalizado el proyecto. El pronóstico del retorno de la inversión (ROI) después de varios años puede calcularse correctamente en la fase de operación.

Del mismo modo, los gerentes de proyectos profesionales se preocupan más por el tiempo y el costo . Si un proyecto fracasa con un valor insuficiente, suele haber una explicación relacionada con el entorno empresarial. Si un proyecto finaliza demasiado tarde o se excede demasiado del presupuesto, el gerente de proyectos es el responsable . No es justo, pero así es. Ningún gerente lo diría abiertamente, pero esta es la razón principal por la que las organizaciones quieren gerentes de proyectos profesionales al mando: para encontrar a alguien a quien culpar si el proyecto no se finaliza a tiempo y dentro del presupuesto.

El diagrama de procesos IPECC (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre) muestra las principales entradas y salidas del grupo de procesos de cierre: la flecha que va del control al cierre indica que todos los entregables deben aceptarse antes de cerrar el proyecto. Posteriormente, se realiza el cierre formal del proyecto.

Los gerentes de proyecto desarrollan muchas actividades de cierre , entre ellas:

  • Obtener la aceptación final de los entregables del proyecto por parte de las partes interesadas relevantes para confirmar que se cumplieron el alcance y los entregables del proyecto.
  • Transferir la propiedad de los entregables a las partes interesadas asignadas de acuerdo con el plan del proyecto para facilitar el cierre del proyecto.
  • Obtener el cierre financiero, legal y administrativo utilizando prácticas y políticas generalmente aceptadas para comunicar el cierre formal del proyecto y garantizar la transferencia de responsabilidad.
  • Preparar y compartir el informe final del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de comunicaciones para documentar y transmitir el desempeño del proyecto y ayudar en la evaluación del proyecto.
  • Recopilar las lecciones aprendidas que se documentaron a lo largo del proyecto y realizar una revisión integral del proyecto para actualizar la base de conocimientos de la organización.
  • Archivar documentos y materiales del proyecto utilizando prácticas generalmente aceptadas para cumplir con los requisitos legales y para su posible uso en futuros proyectos y auditorías.
  • Obtener retroalimentación de las partes interesadas relevantes utilizando herramientas y técnicas apropiadas y con base en el plan de gestión de partes interesadas para evaluar su satisfacción.

Los datos de cierre del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . Se puede acceder a la pestaña CIERRE en cualquier momento, no solo durante el cierre del proyecto. Esta pestaña se abre automáticamente cuando el proyecto está en «Cerrando» (no se permiten informes de tiempo ni gastos) o «Archivado» (no se permiten actualizaciones). Los gerentes de proyecto pueden acceder a la información de cierre del proyecto:

  • Se puede leer el informe de cierre .
  • El registro de lecciones aprendidas se puede actualizar.

PMPeople no evita la necesidad de acordar el cierre formal con los principales interesados del proyecto. Los procedimientos de la organización deben seguirse cada vez que finaliza un proyecto o fase. Sin embargo, puede optimizar el cierre del proyecto mediante algunos casos de uso que se explican a continuación.

Preguntas Frecuentes
¿Cuándo debería empezar a usar la pestaña CIERRE en PMPeople?

Se puede acceder a la pestaña CIERRE en cualquier momento, pero se abre automáticamente cuando el estado del proyecto es «cerrando» o «archivado».

¿Qué actividades clave se incluyen en el proceso de cierre del proyecto?

Las actividades clave incluyen la aceptación final, la retroalimentación de las partes interesadas, el informe final, las lecciones aprendidas y el archivo de documentos.

¿PMPeople automatiza el cierre de proyectos?

No. PMPeople facilita y optimiza el cierre, pero el cierre formal debe seguir los procedimientos oficiales de su organización.