La economía del proyecto
Existen tres tipos principales de gestión en cualquier organización, ya sea pública o privada, lucrativa o sin fines de lucro:
- La Gestión de Operaciones optimiza el uso de recursos y aumenta la productividad de las tareas repetitivas, aquellas que mantienen el negocio en marcha, pagan las nóminas y generan beneficios. Las técnicas de Gestión de Operaciones se han practicado y mejorado desde la Revolución Industrial.
- La gestión de proyectos surgió hace poco más de medio siglo, cuando los gerentes se dieron cuenta de que las técnicas de gestión de operaciones no eran suficientes para gestionar proyectos. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se emprende para crear un producto, servicio o resultado único. Esta definición se aplica cuando las ideas se materializan mediante la descomposición en tareas y el trabajo en equipo. Al finalizar un proyecto, su resultado se transfiere a operaciones.
- Gestión de la demanda : las grandes organizaciones utilizan la gestión de la demanda para priorizar posibles iniciativas candidatas a ser ejecutadas como proyectos.
Tomemos el ejemplo de una de las empresas más importantes en la actualidad:
- Apple es una de las empresas más importantes del mundo gracias a su gestión de operaciones (fabricación, ventas, etc.). Basta con visitar una Apple Store para comprobar la salud de este negocio.
- No obstante, Apple se ha convertido en líder del mercado transformando ideas en productos, principalmente gracias a seis proyectos exitosos : el Proyecto Macintosh, el Proyecto iMac, el Proyecto iPod, el Proyecto iPhone, el Proyecto iPad y el Proyecto Apple Watch. No se gestionaron propiamente como proyectos, sino como programas: un programa es un grupo de proyectos relacionados, gestionados de forma coordinada para obtener beneficios y un control que no se obtendrían gestionándolos individualmente. La explicación de la posición de liderazgo de Apple también debería incluir las lecciones aprendidas de proyectos fallidos : el Proyecto Lisa (ordenador), el Proyecto Newton (PDA), el Proyecto QuickTake (cámara), etc.
- Aunque Apple mantiene en estricto secreto sus próximos lanzamientos, podemos suponer que invierten grandes cantidades en investigación y desarrollo. Dedican equipos costosos a la gestión de la demanda , analizando un gran número de nuevas iniciativas relacionadas con dispositivos wearables de salud, computación en la nube, inteligencia artificial, etc. Ninguna organización dispone de todos los recursos para ejecutar todos los proyectos. Necesitan estudios de viabilidad, análisis de flujo de caja, priorización, etc.
Se pueden representar secuencialmente tres tipos de gestión:
La Gestión de Proyectos se sitúa entre la Gestión de la Demanda y la Gestión de Operaciones. Las últimas fases del proyecto pueden solaparse con la Gestión de Operaciones : los proyectos suelen incluir la configuración de los servicios, la puesta en marcha y el seguimiento de las primeras operaciones. Las fases iniciales del proyecto suelen coincidir con la Gestión de la Demanda : la planificación del proyecto se centra en racionalizar la decisión de continuar o no. Los procesos de inicio de la Gestión de Proyectos nos guían sobre cómo gestionar un proyecto, incluso antes de su aprobación.
Los proyectos grandes pueden dividirse en fases secuenciales . En cada etapa de cierre, se debe tomar la decisión de continuar o detener el proyecto. Cualquier proyecto o fase puede gestionarse aplicando los cinco grupos de procesos : inicio, planificación, ejecución, supervisión/control y cierre. En cualquier proyecto o fase, podemos generar documentos para el caso de negocio, el acta de constitución del proyecto, el plan del proyecto, los entregables y la transición del producto a operaciones. Una planificación intensiva solo es recomendable cuando la mayoría de los requisitos están claros desde el inicio del proyecto o fase. Este es el caso de los proyectos predictivos .
Otros proyectos se aprueban a pesar de que la mayoría de los requisitos no están claros. Se denominan proyectos adaptativos/ágiles . Los requisitos detallados se elaboran progresivamente mediante la colaboración continua con las partes interesadas.
Las empresas valoran cada vez más la gestión de proyectos para hacer realidad sus ideas. Según un estudio reciente del PMI, el número de personas que trabajan en roles basados en proyectos aumentará de 66 millones en 2017 a 88 millones en 2027. Y el valor de la actividad económica mundial orientada a proyectos crecerá de 12 billones de dólares en 2013 a 20 billones de dólares en 2027. Las empresas emplearán cada vez más profesionales de la gestión de proyectos, dedicados íntegramente a la gestión de proyectos.
Estos profesionales deben ser capaces de gestionar proyectos predictivos o ágiles, ya sean grandes o pequeños. En la economía de proyectos, las personas poseen las habilidades y capacidades necesarias para convertir sus ideas en realidad, y las organizaciones aportan valor a las partes interesadas mediante la finalización exitosa de los proyectos, la entrega de productos y la alineación con los flujos de valor. Cada vez habrá más personas trabajando al 100 % en proyectos; pero también habrá menos descripciones de puestos fijas: las personas verán cómo sus puestos se redefinen de un proyecto a otro.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de operaciones y la gestión de proyectos?
La gestión de operaciones gestiona las tareas continuas y repetitivas para mantener un negocio en marcha, mientras que la gestión de proyectos se ocupa de iniciativas temporales que producen resultados únicos.
¿Por qué es importante la gestión de la demanda en las grandes organizaciones?
La gestión de la demanda ayuda a las organizaciones a priorizar las iniciativas que se implementarán como proyectos, garantizando que los recursos se asignen a las iniciativas más valiosas.
¿A qué se refiere el término «Economía de Proyectos»?
La Economía de Proyectos describe un mundo donde el trabajo se basa cada vez más en proyectos, lo que requiere profesionales capacitados en la gestión de proyectos predictivos y ágiles para impulsar la innovación y el valor.