Grupos de procesos de gestión de proyectos

La Guía del PMBOK® estructura el conocimiento de la gestión de proyectos en cinco grupos de procesos . Estos grupos pueden solaparse en el tiempo, pero suelen representarse en secuencia:

Grupo de Proceso Inicial : La organización ejecutora analiza si el proyecto justifica su ejecución. De ser así, el patrocinador del proyecto lo autoriza y firma un documento denominado acta de constitución del proyecto .
Grupo de Proceso de Planificación : El equipo de gestión del proyecto elabora el plan de gestión del proyecto para guiar la ejecución y el control del proyecto. Este es un documento estable que no cambia mucho. Sin embargo, muchos proyectos predictivos practican la elaboración progresiva , es decir, el plan se mejora a medida que se obtiene nueva información.
Grupo de procesos de ejecución + Grupo de procesos de seguimiento y control : estos dos grupos de procesos se interrelacionan entre sí para ejecutar el proyecto de acuerdo al plan y supervisar si el rendimiento del proyecto es el esperado o tomar medidas correctivas en caso contrario.
Grupo de Proceso de Cierre : Una vez que el cliente ha aceptado todos los entregables, se comunica el cierre formal y se desarrolla la transición del producto.

Grupo de Proceso de Iniciación

La Guía del PMBOK® describe dos procesos de inicio:

Desarrollar la Carta del Proyecto : Desarrollar un documento que autorice formalmente la existencia de un proyecto y proporcione al director del proyecto la autoridad para aplicar recursos organizacionales a las actividades del proyecto.
Identificar a las partes interesadas : identificar periódicamente a las partes interesadas del proyecto y analizar y documentar la información relevante sobre sus intereses, participación, interdependencias, influencia y potencial impacto en el éxito del proyecto.

Los expertos de la organización colaboran para acordar la justificación del inicio del proyecto. Si se autoriza el proyecto, el patrocinador firma un documento formal denominado acta de constitución del proyecto , que contiene los principales temas organizativos relacionados con el proyecto. Esto significa que la organización se compromete a completar el proyecto, a asignar los fondos y a preasignar los recursos. Se recomienda contar con un gerente de proyecto en esta fase, incluso antes de la aprobación del proyecto, para que ayude a elaborar este documento y garantice la colaboración de los expertos adecuados y la redacción de una justificación sólida. Una buena acta de constitución del proyecto debe incluir una descripción de las responsabilidades y el nivel de autoridad del gerente de proyecto.

Otra actividad inicial, paralela a la toma de decisiones, y no menos importante, es elaborar un registro de las partes interesadas . Los buenos gestores de proyectos comienzan la gestión lo antes posible, anotando la información relevante sobre las partes interesadas: su posición respecto al proyecto, poder, intereses, conocimientos, accesibilidad, preocupaciones, requisitos generales, etc.

Los datos de inicio del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . La pestaña INICIO se abre automáticamente cuando el proyecto está en estado «iniciando». Los gerentes de proyecto pueden actualizar los datos básicos del proyecto, el resumen de beneficios esperados, el acta de constitución del proyecto, el equipo del proyecto ampliado y el registro de partes interesadas.

Grupo de Proceso de Planificación

Los datos de planificación del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . La pestaña PLAN se abre automáticamente cuando el proyecto está en «planificación». Los gestores de proyectos pueden acceder a los datos de planificación del proyecto:

Planifique la línea base del alcance del proyecto en PLAN > Planificar alcance.
Planifique la línea base del cronograma del proyecto en PLAN > Planificar Cronograma. Las herramientas de programación se pueden integrar en INICIO > Datos del Proyecto > Conectar.
Planifique las tareas del proyecto en PLAN > Planificar tareas.
Planifique la línea base de costos del proyecto en PLAN > Planificar costo.
Planifique los requisitos de financiamiento del proyecto en PLAN > Planificar finanzas.
Planifique los recursos del proyecto en PLAN > Recursos del plan.
Se puede acceder a los documentos de comunicación del proyecto mediante la herramienta integrada para compartir archivos. También se pueden integrar herramientas de mensajería instantánea en INICIO > Datos del Proyecto > Conectar. Las fechas de revisión del proyecto se pueden programar en PLAN > Fechas de Revisión del Plan.
Gestione los riesgos del proyecto en LOGS > Registro de riesgos.
Planifique las adquisiciones del proyecto en ADQUISICIONES > Planificar adquisiciones.
Planifique la participación de las partes interesadas en INICIO > Registro de partes interesadas.

PMPeople no impide que el equipo de gestión de proyectos elabore una planificación formal, lo cual es muy útil en proyectos predictivos. Sin embargo, facilita la interacción ágil con los planes, tanto a través de la web como de la aplicación móvil. Mejora la elaboración progresiva y la planificación por etapas . Siempre se puede acceder a los documentos formales a través de la herramienta para compartir archivos, pero no son necesarios desde el principio: aún queda mucho camino por recorrer antes de que los planes del proyecto estén definitivos. PMPeople puede optimizar la planificación de proyectos mediante algunos casos de uso que se explican a continuación.

Ejecución y control de grupos de procesos

Los datos de ejecución y control del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . La pestaña CONTROL se abre automáticamente cuando el proyecto está en ejecución. Los gestores de proyectos pueden acceder a los datos de ejecución y control del proyecto:

Comprobaciones de salud del proyecto .
Informes de estado .
Datos de control de alcance .
Datos de control de programación .
Datos de control de costes .
Datos de control financiero .
Datos de control de tareas .
Datos de control de Recursos Humanos .

En relación a riesgos , problemas y cambios , el administrador del proyecto puede acceder a la pestaña REGISTROS :

Grupo de Proceso de Cierre

Los datos de cierre del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . La pestaña CIERRE se abre automáticamente cuando el estado del proyecto es «cerrando» (no se permiten informes de tiempo ni gastos) o «archivado» (no se permiten actualizaciones). Los gestores de proyectos pueden acceder a los datos de cierre del proyecto:

El informe de cierre se puede actualizar.
El registro de lecciones aprendidas se puede actualizar.

Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos del PMBOK?

Los cinco grupos de procesos son Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre. Proporcionan un flujo estructural para la gestión de cualquier proyecto, independientemente de la metodología.

¿Los grupos de procesos se desarrollan en secuencia o pueden solaparse?

Aunque normalmente se muestran en secuencia, los grupos de procesos suelen solaparse. Por ejemplo, la supervisión y el control se realizan durante toda la ejecución, y la planificación puede continuar durante las primeras etapas (planificación por etapas).

¿Cómo apoya PMPeople los grupos de procesos del PMBOK?

PMPeople organiza los datos del proyecto por grupo de procesos (Inicio, Planificación, Control y Cierre), mostrando automáticamente las herramientas adecuadas en cada etapa. Admite enfoques predictivos y ágiles con colaboración en tiempo real y planificación progresiva.