Iniciando procesos en PMPeople
El inicio de proyectos debe ser una decisión clave en cualquier organización . Antes de asignar fondos y recursos, se debe realizar un análisis exhaustivo de la conveniencia, la alineación estratégica, la oportunidad, etc. del proyecto. Además, todo proyecto aprobado debe contar con una evidencia escrita de la justificación de su inicio y de quién lo autorizó: el patrocinador . Cuando los proyectos grandes se dividen en fases secuenciales, cada fase también debe iniciarse.
Los directores de proyectos desarrollan muchas actividades de iniciación , entre ellas:
- Realizar la evaluación del proyecto basándose en la información disponible, lecciones aprendidas de proyectos anteriores y reuniones con las partes interesadas relevantes para respaldar la evaluación de la viabilidad de nuevos productos o servicios dentro de los supuestos y/o restricciones dados.
- Identificar los entregables clave en función de los requisitos del negocio para gestionar las expectativas del cliente y dirigir el logro de los objetivos del proyecto.
- Realizar análisis de las partes interesadas utilizando herramientas y técnicas adecuadas para alinear las expectativas y obtener apoyo para el proyecto.
- Identificar riesgos , suposiciones y restricciones de alto nivel basados en el entorno actual, factores organizacionales, datos históricos y juicio de expertos, con el fin de proponer una estrategia de implementación.
- Participar en el desarrollo de la carta del proyecto recopilando y analizando la información reunida para garantizar que las partes interesadas del proyecto estén de acuerdo sobre sus elementos.
- Obtener la aprobación del acta de constitución del proyecto por parte del patrocinador , con el fin de formalizar la autoridad asignada al director del proyecto y ganar el compromiso y la aceptación del proyecto.
- Realizar análisis de beneficios con las partes interesadas relevantes para validar la alineación del proyecto con la estrategia organizacional y el valor comercial esperado.
- Informar a las partes interesadas sobre la carta del proyecto aprobada para garantizar un entendimiento común de los entregables clave, los hitos y sus funciones y responsabilidades.
Los Fundamentos de Dirección de Proyectos ( Guía del PMBOK® ) describen dos procesos de inicio:
- Desarrollar la Carta del Proyecto : Desarrollar un documento que autorice formalmente la existencia de un proyecto y proporcione al director del proyecto la autoridad para aplicar recursos organizacionales a las actividades del proyecto.
- Identificar a las partes interesadas : identificar periódicamente a las partes interesadas del proyecto y analizar y documentar la información relevante sobre sus intereses, participación, interdependencias, influencia y potencial impacto en el éxito del proyecto.
Los expertos de la organización colaboran para acordar la justificación del inicio del proyecto. Si se autoriza el proyecto, el patrocinador firma un documento formal denominado acta de constitución del proyecto , que contiene los principales temas organizativos relacionados con el proyecto. Esto significa que la organización se compromete a completar el proyecto, a asignar los fondos y a preasignar los recursos. Se recomienda contar con un gerente de proyecto en esta fase, incluso antes de la aprobación del proyecto, para que ayude a elaborar este documento, garantizando la colaboración de los expertos adecuados y la redacción de una justificación sólida. Una buena acta de constitución del proyecto debe incluir una descripción de las responsabilidades y el nivel de autoridad del gerente de proyecto.
Otra actividad inicial, paralela a la toma de decisiones, y no menos importante, es elaborar un registro de las partes interesadas . Los buenos gestores de proyectos comienzan la gestión lo antes posible, anotando la información relevante sobre las partes interesadas: su posición respecto al proyecto, poder, intereses, conocimientos, accesibilidad, preocupaciones, requisitos generales, etc.
Los datos de inicio del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . La pestaña INICIO se abre automáticamente cuando el proyecto está en estado «iniciando». Los gerentes de proyecto pueden actualizar los datos básicos del proyecto, el resumen de beneficios esperados, el acta de constitución del proyecto, el equipo del proyecto ampliado y el registro de partes interesadas.
PMPeople no reemplaza los procesos necesarios para analizar y lanzar proyectos. Sin embargo, puede optimizar la gestión mediante algunos casos de uso que se explican a continuación.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es el propósito de iniciar procesos en PMPeople?
Los procesos de inicio garantizan que un proyecto esté alineado con la estrategia empresarial, cuente con el apoyo de las partes interesadas y esté autorizado formalmente mediante un acta de constitución del proyecto.
¿Qué documentos se crean durante la fase de inicio?
Entre los documentos clave se incluyen el acta de constitución del proyecto y el registro de partes interesadas, que describen el alcance, las responsabilidades y las funciones clave.
¿Cómo facilita PMPeople la iniciación de proyectos?
PMPeople ofrece una pestaña de «INICIACIÓN» donde los gerentes de proyecto pueden ingresar datos del proyecto, un resumen de beneficios, información de las partes interesadas y más cuando el proyecto se encuentra en fase de iniciación.