Ejecución y control de procesos en PMPeople
El objetivo principal de los procesos de ejecución del proyecto es hacer que la gestión del proyecto sea efectiva o «lograr que las cosas se hagan» . Los gerentes de proyecto no deben hacer el trabajo del proyecto, lo hace el equipo . Como un director dirige una orquesta, el gerente de proyecto no toca los instrumentos , sigue la partitura , es decir, el plan de gestión del proyecto . Este plan indica cuándo deben comenzar y finalizar las actividades, cuándo adquirir recursos humanos y materiales, cómo realizar las adquisiciones, asignar a los miembros del equipo, ayudarlos a desarrollarse como equipo, comunicarse con las partes interesadas, gestionar la calidad, etc. Los gerentes de proyecto deben dirigir y gestionar el trabajo del proyecto según lo planeado, pero también deben implementar los cambios aprobados . En la práctica, parecen seguir dos partituras : el plan del proyecto y los cambios aprobados.
El diagrama de procesos IPECC (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre) muestra las principales entradas y salidas del grupo de procesos de ejecución: la flecha de planificación representa el plan del proyecto; la flecha de control representa los entregables y los datos de rendimiento del trabajo; la flecha de control representa los cambios aprobados .
El resultado más destacable de la ejecución son los entregables . Mientras no se produzcan, los gerentes de proyecto solo tienen comunicación. Los gerentes de proyecto dedican mucho tiempo a comunicarse y gestionar las expectativas de las partes interesadas. De vez en cuando, los equipos completan todo el trabajo para entregar una parte al cliente. Antes de la entrega, algunos procesos de control controlan la calidad y la validación.
Los directores de proyecto desarrollan muchas actividades de ejecución , entre ellas:
- Adquirir y gestionar los recursos del proyecto siguiendo los planes de gestión de recursos humanos y adquisiciones para cumplir con los requisitos del proyecto.
- Gestionar la ejecución de tareas según el plan de gestión del proyecto, liderando y desarrollando el equipo del proyecto con el fin de lograr los resultados del proyecto.
- Implementar el plan de gestión de calidad utilizando las herramientas y técnicas adecuadas para garantizar que el trabajo se realice de acuerdo con los estándares de calidad requeridos.
- Implementar los cambios aprobados y las acciones correctivas siguiendo el plan de gestión de cambios para cumplir con los requisitos del proyecto.
- Implementar las acciones aprobadas siguiendo el plan de gestión de riesgos con el fin de minimizar el impacto de los riesgos y aprovechar las oportunidades en el proyecto.
- Gestionar el flujo de información siguiendo el plan de comunicaciones para mantener a las partes interesadas comprometidas e informadas.
- Capturar, analizar y gestionar las lecciones aprendidas , utilizando técnicas de gestión de lecciones aprendidas para permitir la mejora continua.
- Mantener las relaciones con las partes interesadas siguiendo el plan de gestión de partes interesadas para recibir apoyo continuo y gestionar las expectativas.
Veamos ahora en qué consisten los procesos de monitoreo y control . Los gerentes de proyecto deben medir y ajustar continuamente para garantizar que la ejecución se ajuste a un plan actualizado. Deben analizar los datos de rendimiento del proyecto y decidir si los objetivos de gestión son realistas; de lo contrario, se deben tomar medidas correctivas.
Periódicamente, en las reuniones de revisión del proyecto , el equipo de gestión del proyecto analiza los datos de rendimiento para determinar si el proyecto avanza correctamente, a tiempo, dentro del presupuesto, etc. Si el progreso no es el esperado, se solicitan cambios para retomar el rumbo. Con la ayuda de un comité de revisión de control, los cambios se gestionan siguiendo un proceso integrado de control de cambios que considera las prioridades. En este caso, el director del proyecto actúa como un médico que revisa el proyecto, evalúa el progreso y propone cambios a los objetivos.
Algunos elementos del proyecto pueden planificarse y medirse cuantitativamente. En gestión de proyectos, utilizamos el término «línea base» para indicar lo que debería estar sucediendo. El control del proyecto implica reducir la distancia entre las líneas base y lo que realmente sucede. Se solicitan cambios para implementar acciones correctivas, acciones preventivas, reparación de defectos, mejoras de procesos, actualizaciones, etc.
En ocasiones, los gerentes de proyecto deben ampliar su zona de control más allá de los límites de la autoridad que se les otorga. Para tener éxito en la realidad interdependiente de un proyecto, deben transformar su zona de preocupación en su zona de influencia. Los límites de autoridad en la gestión de proyectos no suelen estar claramente establecidos. La mayoría de las partes interesadas lo ven como una señal de proactividad en el gerente de proyecto. Los gerentes de proyecto eficaces suelen preferir disculparse antes que pedir permiso .
El diagrama de procesos IPECC (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre) muestra las principales entradas y salidas del grupo de procesos de control: la flecha que va desde la ejecución representa los entregables y los datos de rendimiento ; la flecha que va hacia la ejecución representa los cambios aprobados ; la flecha que va hacia la planificación representa las actualizaciones del plan ; y la flecha que va hacia el cierre representa los entregables aceptados . Una vez aceptados todos los entregables, se puede cerrar el proyecto o la fase.
Los gerentes de proyecto desarrollan muchas actividades de seguimiento y control , entre ellas:
- Medir el desempeño del proyecto utilizando herramientas y técnicas apropiadas para identificar y cuantificar cualquier variación y acción correctiva.
- Gestione los cambios en el proyecto siguiendo el plan de gestión de cambios para garantizar que los objetivos del proyecto permanezcan alineados con las necesidades del negocio.
- Verificar que los entregables del proyecto se ajusten a los estándares de calidad establecidos en el plan de gestión de calidad utilizando herramientas y técnicas apropiadas para cumplir con los requisitos del proyecto y las necesidades del negocio.
- Monitorear y evaluar el riesgo determinando si la exposición ha cambiado y evaluando la efectividad de las estrategias de respuesta para gestionar el impacto de los riesgos y las oportunidades en el proyecto.
- Revisar el registro de problemas , actualizarlo si es necesario y determinar acciones correctivas utilizando herramientas y técnicas apropiadas para minimizar el impacto en el proyecto.
- Monitorear las actividades de adquisiciones de acuerdo al plan de adquisiciones con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Los datos de ejecución y control del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . La pestaña CONTROL se abre automáticamente cuando el proyecto está en ejecución. Los gestores de proyectos pueden acceder a los datos de ejecución y control del proyecto:
- Comprobaciones de salud del proyecto .
- Informes de estado .
- Datos de control de alcance .
- Datos de control de programación .
- Datos de control de costes .
- Datos de control financiero .
- Datos de control de tareas .
- Datos de control de Recursos Humanos .
La fecha de estado se puede seleccionar haciendo clic en el ícono ‘Calendario’ en CONTROL.
En relación a riesgos, problemas y cambios, el jefe de proyecto puede acceder a la pestaña REGISTROS :
PMPeople no elimina la necesidad de realizar reuniones, comparar desempeño, decidir acciones correctivas, administrar reclamos, solicitudes de cambio, etc. Sin embargo, ayuda a las personas a ser más productivas al ejecutar y controlar proyectos, gracias a los siguientes casos de uso.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son las principales actividades de ejecución para los gerentes de proyecto en PMPeople?
Los gerentes de proyecto en PMPeople pueden adquirir y gestionar recursos, implementar cambios aprobados y planes de calidad, gestionar tareas, controlar riesgos y mantener informadas a las partes interesadas.
¿Cómo facilita PMPeople la supervisión y el control de proyectos?
PMPeople permite el acceso a datos de rendimiento, informes de estado, alcance, costes y control del cronograma, así como herramientas para gestionar incidencias, riesgos y registros de cambios.
¿Qué sucede cuando un proyecto entra en estado de ejecución en PMPeople?
Cuando el proyecto está en estado de ejecución, la pestaña CONTROL se abre automáticamente, lo que permite a los gestores de proyectos acceder a las comprobaciones de estado y a diversas áreas de datos de control.