Procesos de planificación en PMPeople

Una buena planificación de proyectos es clave en todo proyecto: «No planificar es planificar el fracaso». Una vez aprobado el proyecto, debemos reflexionar antes de ejecutarlo. Debemos visualizar qué hacer, cuánto esfuerzo requerirá, cuánto costará, cuánto tiempo tomará, cómo sabremos si los resultados son buenos o malos, cuántos recursos necesitaremos y cuándo, quién debe comunicar qué y cómo, qué posibles problemas surgirían, qué debería externalizarse, etc.

Los directores de proyectos desarrollan muchas actividades de planificación , entre ellas:

Revisar y evaluar los requisitos , las limitaciones y los supuestos detallados del proyecto con las partes interesadas basándose en el estatuto del proyecto, las lecciones aprendidas y utilizando técnicas de recopilación de requisitos para establecer entregables detallados del proyecto .
Desarrollar un plan de gestión del alcance , basado en el alcance del proyecto aprobado y utilizando técnicas de gestión del alcance, con el fin de definir, mantener y gestionar el alcance del proyecto.
Desarrollar el cronograma del proyecto basándose en los entregables y los hitos aprobados, el alcance y los planes de gestión de recursos para gestionar la finalización oportuna del proyecto.
Desarrollar el plan de gestión de costos con base en el alcance, el cronograma, los recursos, el acta de constitución del proyecto aprobada y otra información, utilizando técnicas de estimación, para gestionar los costos del proyecto. Determinar las necesidades de financiamiento del proyecto.
Desarrollar el plan de gestión de recursos humanos definiendo los roles y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto con el fin de crear una estructura organizacional del proyecto y brindar orientación sobre cómo se asignarán y gestionarán los recursos.
Desarrollar el plan de gestión de las comunicaciones con base en la estructura organizacional del proyecto y los requerimientos de las partes interesadas, con el fin de definir y gestionar el flujo de información del proyecto.
Desarrollar el plan de gestión de las partes interesadas analizando las necesidades, los intereses y el impacto potencial con el fin de gestionar eficazmente las expectativas de las partes interesadas e involucrarlas en las decisiones del proyecto.
Desarrollar el plan de gestión de adquisiciones basado en el alcance del proyecto, el presupuesto y el cronograma, con el fin de garantizar que los recursos requeridos para el proyecto estarán disponibles.
Desarrollar el plan de gestión de calidad y definir los estándares de calidad para el proyecto y sus productos, con base en el alcance, riesgos y requisitos del proyecto, con el fin de prevenir la ocurrencia de defectos y controlar el costo de la calidad.
Desarrollar el plan de gestión de cambios definiendo cómo se abordarán y controlarán los cambios para poder rastrearlos y gestionarlos.
Planificar la gestión de riesgos desarrollando un plan de gestión de riesgos; identificando, analizando y priorizando los riesgos del proyecto; creando el registro de riesgos; y definiendo estrategias de respuesta a los riesgos para gestionar la incertidumbre y las oportunidades a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Presentar el plan de gestión del proyecto a las partes interesadas relevantes de acuerdo con las políticas y procedimientos aplicables con el fin de obtener la aprobación para proceder con la ejecución del proyecto.
Realizar una reunión de lanzamiento del proyecto , comunicando el inicio del proyecto, los hitos clave y otra información relevante para informar e involucrar a las partes interesadas y obtener compromiso.

Los datos de planificación del proyecto son fácilmente accesibles en PMPeople . La pestaña PLAN se abre automáticamente cuando el estado del proyecto es «Planificación»:

Los gerentes de proyecto pueden acceder a los datos de planificación del proyecto:

Planifique la línea base del alcance del proyecto en PLAN > Planificar alcance.
Planifique la línea base del cronograma del proyecto en PLAN > Planificar Cronograma. Las herramientas de programación se pueden integrar en INICIO > Datos del Proyecto > Conectar.
Planifique las tareas del proyecto en PLAN > Planificar tareas.
Planifique la línea base de costos del proyecto en PLAN > Planificar costo.
Planifique los requisitos de financiamiento del proyecto en PLAN > Planificar Finanzas.
Planifique los recursos del proyecto en PLAN > Recursos del plan.
Se puede acceder a los documentos de comunicación del proyecto mediante la herramienta integrada para compartir archivos. También se pueden integrar herramientas de mensajería instantánea en INICIO > Datos del Proyecto > Conectar. Las fechas de revisión del proyecto se pueden programar en PLAN > Fechas de Revisión del Plan.
Gestione los riesgos del proyecto en LOGS > Registro de riesgos.
Planifique las adquisiciones del proyecto en ADQUISICIONES > Planificar adquisiciones.
Planifique la participación de las partes interesadas en INICIO > Registro de partes interesadas.

PMPeople no impide que el equipo de gestión de proyectos elabore una planificación formal, muy útil en proyectos predictivos. Sin embargo, facilita la interacción ágil con los planes, tanto a través de la web como de la aplicación móvil. Mejora la elaboración progresiva y la planificación por etapas . Siempre se puede acceder a los documentos formales a través de la herramienta para compartir archivos, pero no son necesarios desde el principio: aún queda mucho camino por recorrer antes de que los planes del proyecto estén definitivos.

PMPeople puede optimizar la planificación de proyectos a través de algunos casos de uso que se explican a continuación.

Preguntas Frecuentes

¿Qué puedo planificar desde la pestaña PLAN en PMPeople?

Puedes planificar el alcance, el cronograma, las tareas, el costo, las finanzas, los recursos y las fechas de revisión desde la pestaña PLAN cuando el proyecto está en estado de planificación.

¿Cómo facilita PMPeople la planificación ágil de proyectos?

PMPeople permite a los equipos interactuar con los datos de planificación a través de aplicaciones web y móviles, lo que permite una planificación por etapas y una elaboración progresiva sin necesidad de documentos formales previos.

¿Son obligatorios los documentos de planificación formal en PMPeople?

No, los documentos formales son opcionales. PMPeople fomenta la planificación interactiva y ágil, aunque se puede subir y compartir la documentación formal si es necesario.