Asignaciones con PMPeople
Los proyectos son iniciativas colaborativas que, si se gestionan profesionalmente, requieren un gerente de proyecto enfocado en la gestión y un equipo de proyecto para realizar el trabajo real. Los proyectos deben dividirse en elementos manejables. Las asignaciones son una buena manera de coordinar el trabajo en equipo: se asignan tareas separadas a una o más personas, o estas se autoasignan, para que avancen en paralelo, como subequipos separados, enfocados y especializados, pero con comunicación continua y puntos de sincronización.
Los gerentes de proyecto deben seguir ciertos procesos para terminar el proyecto o fase a tiempo, dentro del presupuesto, dentro de los límites de financiación, evitando trabajo fuera del alcance, cumpliendo con los requisitos, entregando productos de alta calidad, acatando y haciendo cumplir los términos contractuales con terceros, etc. Informan regularmente a los comités directivos, juntas de control de cambios, PMO, etc. En las reuniones de revisión de estado, no solo informan sobre el rendimiento y los problemas. Intentan involucrar a estas entidades de gobernanza para buscar soluciones con ellas. El gerente de proyecto no es el propietario del proyecto. La organización ejecutante es propietaria del proyecto. Los proyectos no deben informarse a nivel de proyecto, como un todo, sino en cada paquete de trabajo . Un paquete de trabajo de proyecto es el trabajo definido en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo para el cual se estiman y gestionan el costo y la duración.
Los gerentes de proyecto lideran equipos de proyecto . Los equipos de proyecto se encargan de las tareas técnicas . Idealmente, tras la consolidación del equipo, este se convierte en un grupo sinérgico, con identidad propia, centrado en la excelencia técnica y la mejora continua. Los buenos gerentes de proyecto buscan dos resultados: el producto del proyecto y un equipo autogestionado, siendo este último un activo fundamental para la organización. A nivel individual, los miembros del equipo crecen profesionalmente a gran velocidad durante el corto plazo de un proyecto, tanto en sus habilidades técnicas como en sus habilidades interpersonales.
En la economía de proyectos , los profesionales ya no pertenecen a unidades de negocio aisladas. En cambio, se desarrollan progresivamente dentro de la organización, proyecto tras proyecto. Los gerentes deben controlar el alcance, el cronograma, el costo, etc., a nivel de los paquetes de trabajo del proyecto. Gestionar a nivel de tarea suele ser un desperdicio. La microgestión no es una buena práctica. Los miembros del equipo deben saber qué paquetes de trabajo deben reportar en las hojas de horas y gastos, pero también necesitan mayor detalle para colaborar eficazmente como equipo.
PMPeople permite dividir los proyectos en paquetes de trabajo , y estos en tareas . Los miembros del equipo deben saber a qué paquetes de trabajo están asignados, principalmente para reportar las hojas de horas y los gastos, pero también necesitan conocer sus tareas y la información relacionada.
Con PMPeople , puedes utilizar dos tipos de asignaciones:
- Asignación de Paquetes de Trabajo : Cada proyecto se puede dividir en paquetes de trabajo. El paquete de trabajo n.° 0 representa el proyecto completo. Cada paquete de trabajo se puede planificar y controlar en cuanto a sus comprobaciones de estado, alcance, cronograma y costo. Se pueden generar informes de rendimiento en fechas de revisión periódicas, a nivel de los paquetes de trabajo del proyecto. Cada miembro del equipo puede asignarse a uno o más paquetes de trabajo del proyecto, y cada paquete de trabajo puede ser realizado por uno o más miembros del equipo. La asignación de paquetes de trabajo es suficiente para gestionar las hojas de horas y los gastos . Además, la mayoría de las decisiones de gestión , como cambios en las prioridades, el alcance, las fechas, etc., se pueden tomar a nivel de paquete de trabajo. Utilice los paquetes de trabajo de PMPeople no solo para proyectos, sino también para cuentas operativas como ventas, vacaciones, permisos, capacitación, etc.
- Asignación de tareas : Las tareas son trabajos que se pueden asignar a uno o más miembros del equipo. Pueden tener diversos atributos , como descripción, asignados, colaboradores, fechas de inicio y finalización, porcentaje de finalización, impedimentos, dependencias, documentos y otras referencias, etc. Cualquier tarea solo puede tener dos estados posibles: incompleta o completada . En PMPeople , cualquier tarea pertenece a un paquete de trabajo del proyecto. Las tareas globales pertenecen al paquete de trabajo n.º 0. El rendimiento de las tareas se puede agregar a los paquetes de trabajo del proyecto correspondientes para ayudar a los gerentes de proyecto a tomar decisiones.
En PMPeople , los miembros del equipo solo pueden ver sus asignaciones si el proyecto está en ejecución . Es decir, todos los datos de las asignaciones están ocultos para los miembros del equipo si el proyecto se encuentra en inicio, planificación, cierre o archivado. Esto es útil para evitar distracciones a los miembros del equipo, pero también para garantizar que no puedan reportar hojas de horas ni gastos si el proyecto no está en ejecución.
Preguntas Frecuentes
¿Qué tipos de asignaciones se utilizan en PMPeople?
PMPeople admite las asignaciones de paquetes de trabajo y las asignaciones de tareas. Los paquetes de trabajo agrupan los componentes del proyecto, mientras que las tareas proporcionan elementos de trabajo detallados a nivel de equipo.
¿Cuándo pueden los miembros del equipo ver sus asignaciones?
Los miembros del equipo solo pueden ver las asignaciones cuando el proyecto está en estado de «Ejecución». Las asignaciones están ocultas durante los estados de inicio, planificación, cierre o archivado.
¿Por qué son importantes las asignaciones en la colaboración en proyectos?
Las asignaciones permiten el progreso paralelo entre equipos especializados, permiten el seguimiento del rendimiento a nivel de paquete de trabajo y ayudan a evitar la microgestión.