Controle la financiación de proyectos con PMPeople
Los proyectos rara vez son rentables durante la fase de ejecución. Los flujos de efectivo netos son negativos debido a su alta concentración de gastos, uso de recursos, adquisiciones, etc. Los flujos de efectivo netos se vuelven positivos una vez finalizado el proyecto y puesto en marcha. La rentabilidad financiera del proyecto se mide varios años después del cierre del mismo mediante el VPN (Valor Actual Neto), la TIR (Tasa Interna de Retorno), el periodo de recuperación o la relación costo-beneficio ( RCB ). Estos KPI suelen encontrarse en un caso de negocio , que es un estudio de viabilidad económica documentado que se utiliza para determinar la validez de los beneficios de un proyecto y como base para la autorización. Los gestores de proyectos profesionales deben estar familiarizados con estos conceptos.
El director de proyecto debe conocer los requisitos de financiación del proyecto . La financiación suele ser gradual y puede no estar distribuida equitativamente. Generalmente se representa mediante un diagrama de pasos. Los fondos totales requeridos son los incluidos en la línea base de costos, más las reservas de gestión , si las hubiera. Durante la ejecución del proyecto, el director de proyecto debe controlar la financiación, los ingresos contables, los gastos, las reservas aplicadas y los costos. Los directores de proyecto profesionales deben controlar el margen del proyecto tal como se comprometió, a la fecha de estado y la previsión al finalizar el proyecto.
- Los costos y gastos se contabilizan por separado. Los costos se relacionan con la utilización de recursos, como las horas de trabajo de los miembros del equipo, el software como servicio, etc. Algunos ejemplos de gastos del proyecto son las dietas, las comidas, los viajes, el kilometraje, el alojamiento, los contratos a precio fijo, etc. Los gastos de capital (Capex) en los proyectos suelen considerarse gastos para simplificar la contabilidad: si el proyecto requiere la compra de un activo , por ejemplo, se suele contabilizar como el importe total de la compra en lugar de la amortización durante el proyecto.
- Las reservas también se contabilizan por separado: Las reservas para contingencias se utilizan para riesgos conocidos con estrategias de respuesta activa. Las reservas de gestión se utilizan para trabajos imprevistos dentro del alcance del proyecto. Al utilizar las reservas para cubrir gastos adicionales por cambios en el contrato de precio fijo, comprar hardware más caro o gastar más en viajes, por ejemplo, utilice una cuenta de reserva en lugar de una cuenta de gastos. Al utilizar las reservas para invertir más horas de empleados o contratistas, o para contratar trabajadores más costosos, utilice una cuenta de reserva en lugar de una cuenta de costos.
PMPeople ayuda a controlar la financiación del proyecto a través de algunos casos de uso que se explican a continuación.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre los costos y los gastos del proyecto?
Los costos se relacionan con el uso de recursos, como las horas de trabajo o las herramientas SaaS, mientras que los gastos cubren gastos como viajes, alojamiento o contratos a precio fijo.
¿Cómo puede un gerente de proyecto realizar el seguimiento de la financiación en PMPeople?
PMPeople permite registrar ingresos, gastos, costos y el uso de reservas, lo que ayuda a comparar los datos reales con el margen comprometido.
¿Qué KPI financieros se utilizan habitualmente en los proyectos?
Los KPI comunes incluyen el VPN, la TIR, el periodo de recuperación y el BCR, que suelen incluirse en el análisis de negocio para evaluar los beneficios del proyecto.