Informes de proyectos eficaces con PMPeople
En 1988, la ciudad de Denver se propuso construir un nuevo aeropuerto para reemplazar el existente, el Aeropuerto Stapleton. Se reducirían los costos, se eliminarían la contaminación y los retrasos en el tráfico aéreo, y se aseguraría el crecimiento. El nuevo Aeropuerto Internacional de Denver (DIA) estaba programado para inaugurarse el 31 de octubre de 1993. Finalmente, se inauguró parcialmente en 1995. ¿Qué sucedió?
En la fecha prevista, todas las demás partes del vasto complejo aeroportuario estaban listas para operar. Pero el software no estaba listo, por lo que el aeropuerto no pudo abrir. En concreto, lo que no estuvo listo a tiempo fue el Sistema Automatizado de Manejo de Equipaje (ABHS). El costo total del retraso —más de 500 millones de dólares en financiamiento adicional— se atribuyó a la demora de ese elemento clave.
Los ciudadanos de Denver, los principales interesados en el proyecto, no estaban satisfechos con su desempeño. Durante 1994, utilizaron el acrónimo DIA no como Aeropuerto Internacional de Denver, sino como «Aeropuerto Internacional Retrasado».
Hoy en día, consideramos el proyecto DIA como un fracaso, pero antes de octubre de 1993, todos los informes indicaban que el proyecto iba por buen camino . Esos informes de situación eran engañosos, pero ningún auditor pudo verificar la veracidad en aquel entonces.
Solicitar evidencia en forma de entregables o documentos estáticos quizás sea suficiente en operaciones, pero los proyectos son dinámicos por naturaleza. Ningún proyecto puede evaluarse adecuadamente con un solo informe estático de un momento dado. Esto es aún más impreciso en proyectos ágiles, donde el rendimiento depende en gran medida de las percepciones cambiantes de las partes interesadas. Usando una analogía con las artes visuales, una sola fotografía podría indicar si una operación está en buen estado, pero necesitaríamos muchas fotografías, o mejor aún, la película completa, para tener un buen diagnóstico del estado del proyecto.
Los informes de proyecto generados a pedido, o para encontrar culpables cuando el proyecto fracasa, son inútiles para controlar y supervisar el proyecto. No aportan ningún valor una vez producidos. Son simplemente un desperdicio.
La mayoría de las herramientas PPM proporcionan informes de proyecto que reutilizan funciones de herramientas ERP o de inteligencia empresarial . Los altos directivos tienen una sensación de control con solo consultar los paneles . De repente, se detectan malas noticias de otras fuentes (no de la herramienta) y el director del proyecto se ve obligado a revelar la triste realidad. El proyecto estaba en verde y al minuto siguiente estaba en rojo, pero era demasiado tarde para retomarlo. El mismo caso del proyecto del aeropuerto de Denver.
Los informes automáticos tampoco necesariamente reflejan la verdad sobre el rendimiento del proyecto . La información clave del rendimiento del proyecto reside en la mente del gerente de proyecto, pero no tiene tiempo que perder, por lo que suele informar por excepción: solo cuando ocurren cosas malas.
Los informes de proyecto deben ser rutinarios, no un drama. Si los informes de estado son complejos y costosos de producir, los gerentes de proyecto los presentarán con poca frecuencia para evitar complicaciones. Esto significa que cada informe es más extenso y, por lo tanto, aún más complejo. Se trata de un círculo vicioso. Por otro lado, si la elaboración de informes es sencilla, los gerentes de proyecto los presentarán con frecuencia, lo que significa que cada informe es más breve y, por lo tanto, más sencillo. Las herramientas PPM deberían ayudar a los gerentes de proyecto a producir informes de estado de proyecto breves y frecuentes .
Sin embargo, en la gestión de proyectos, el hábito de elaborar informes de estado es más importante que leerlos. Si el estado del proyecto se anota periódicamente, sabiendo que las partes interesadas lo leerán, el director del proyecto informará sobre los problemas y riesgos reales, así como sobre las medidas preventivas y correctivas. Si los directores de proyecto son conscientes de que hay muchos ojos vigilantes, es probable que gestionen mejor:
- Las partes interesadas del proyecto deben acceder fácilmente a cualquier informe de estado del proyecto para una fecha de revisión determinada. Deben poder descargar los informes y conservarlos. Los gerentes de proyecto necesitan que las partes interesadas participen y respondan a la retroalimentación oportuna sobre el desempeño del proyecto.
- Los gerentes de proyecto deben generar estos informes con facilidad y ser concisos. En la sección de actas, deben escribir por qué el proyecto en general, o algún paquete de trabajo específico, está en «verde» en cuanto al cronograma, pero en «rojo» en cuanto al costo, por ejemplo. También deben indicar las acciones tomadas para retomar el rumbo. Algunas acciones deben tomarse en respuesta a los comentarios o cambios solicitados por las partes interesadas.
Los informes de estado del proyecto, breves y frecuentes, deberían ser una fuente de interacción con las partes interesadas. Imagine una serie de informes de estado del proyecto, breves y frecuentes, en el proyecto del Aeropuerto de Denver. Es probable que se hubieran mitigado algunos riesgos importantes. Si el proyecto finalmente fracasa, nadie debería sorprenderse.
PMPeople proporciona informes en tiempo real sobre hojas de horas y gastos, capacidad de recursos, paneles de control para unidades de negocio, programas, carteras, grupos de recursos, etc. Muchos usuarios pueden acceder a estos informes de forma autoservicio.
PMPeople mejora los informes de proyectos, haciendo que sea muy fácil para los gerentes de proyectos producir informes de estado de proyectos y para las partes interesadas consumirlos.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué son mejores los informes de estado del proyecto breves y frecuentes que los extensos y ocasionales?
Los informes breves y frecuentes facilitan que los gerentes de proyecto compartan actualizaciones en tiempo real, lo que facilita la retroalimentación de las partes interesadas y ayuda a abordar los problemas antes de que se agraven.
¿Cómo mejora PMPeople los informes de proyectos?
PMPeople simplifica el proceso para que los gerentes de proyecto generen informes de estado concisos y oportunos, y permite a las partes interesadas acceder a ellos y revisarlos fácilmente.
¿Puede PMPeople ayudar a prevenir fracasos en proyectos como el del Aeropuerto de Denver?
Si bien ninguna herramienta puede garantizar el éxito, las funciones de informes frecuentes y en tiempo real de PMPeople pueden ayudar a identificar y mitigar riesgos con antelación, reduciendo la probabilidad de sorpresas importantes.