Revisiones del estado del proyecto: medir y ajustar
Los gerentes de proyectos profesionales necesitan medir el rendimiento del proyecto regularmente para poder tomar medidas correctivas y ajustarlo y reducir las desviaciones. Nuestra querida Rita Mulcahy nos aconsejó hacerlo en este video de 7 minutos : https://youtu.be/CFJ_uTkCy-M
Es decir, en las reuniones de revisión del proyecto, necesitamos medir y ajustar: informamos del rendimiento del proyecto ante un comité directivo y proponemos acciones correctivas para retomar el rumbo. Debemos medir y ajustar periódicamente, comparando el rendimiento real con el plan. Debemos tomar medidas correctivas cuando tengamos tiempo, nuestras opciones sigan abiertas y se puedan alcanzar acuerdos. Esta es la clave para cumplir los objetivos del proyecto, para que el proyecto se ajuste a tiempo y presupuesto, etc. Supongamos que hoy tenemos un sobrecoste de 10.000 €. ¿Cómo podríamos ahorrar 10.000 € para terminar dentro del presupuesto? Nuestra desviación de tiempo al finalizar es de 3 semanas. ¿Cómo podríamos ahorrar 3 semanas para terminar a tiempo?
Los buenos gerentes de proyectos suelen informar el rendimiento periódicamente. Saben que los informes de estado son esenciales. Si no realizan reuniones de seguimiento, es probable que sus proyectos finalicen con retraso y superen el presupuesto, y se les culpará.
Imaginemos a un gestor de proyectos no profesional que gestiona el proyecto simplemente haciendo un seguimiento de las tareas. ¿En qué se diferencia de un profesional? La principal diferencia radica en que el profesional de la gestión de proyectos informa periódicamente a un comité directivo . Al informar sobre el proyecto, este profesional también involucra a las partes interesadas clave en los problemas y busca soluciones con ellas .
Supongamos que un gerente de proyecto profesional anticipa un problema que podría retrasar el proyecto o sobrepasar el presupuesto. No necesita resolverlo por sí solo ni con la ayuda de su equipo de gestión de proyectos. Debe analizar este riesgo en la revisión de seguimiento, utilizando un documento llamado «informe de situación» , proponiendo diversas soluciones para ayudar al comité directivo a tomar una decisión. Si este riesgo finalmente se materializa, no será su culpa.
Veamos esto en la práctica. Centrémonos en cómo cumplir el objetivo de gestión del cronograma . ¿Cómo podemos lograr que los proyectos finalicen a tiempo? Si lo logramos, no será por casualidad. Se necesitan informes periódicos del estado del proyecto para comparar las fechas reales con las planificadas, medir las desviaciones actuales y previstas, y tomar medidas correctivas para retomar el rumbo.
La gestión profesional del cronograma de proyectos consiste básicamente en involucrar a las personas en los problemas y buscar soluciones conjuntamente. Algunos ejemplos de partes interesadas son los miembros del comité directivo, la oficina de gestión de proyectos (PMO), las estructuras de gobernanza, etc. Si se prevé un retraso final de 10 días, ¿cómo se pueden ahorrar 10 días en el resto del proyecto? Se pueden utilizar técnicas de compresión del cronograma, como la aceleración o el seguimiento rápido, o simplemente recomendar exclusiones del alcance o el traslado de algunos entregables a la siguiente fase, por ejemplo.
Los gerentes de proyectos profesionales están familiarizados con la terminología de la gestión de cronogramas . Las partes interesadas no los considerarán buenos profesionales si no controlan los cronogramas correctamente.
La buena noticia es que las técnicas de control del cronograma están altamente estandarizadas. Para controlar el cronograma del proyecto, es necesario controlarlo al nivel más bajo: las actividades son las líneas inferiores de un diagrama de Gantt.
Precisamente, necesitas controlar 3 parejas de fechas para cada actividad:
- La línea base de inicio y la línea base de finalización nos indican las fechas comprometidas de inicio y finalización.
- Inicio real y fin real: mantenga un registro de las fechas de inicio y finalización reales.
- Inicio y Fin se utilizan para mantener nuestra mejor estimación del inicio y fin de las actividades. Deben actualizarse cuando tengamos mejor información. Cuando se actualicen las fechas reales, deberá copiar esos valores aquí. Por ejemplo, si una actividad ya ha comenzado, debe tener un valor para Inicio Real . Ese mismo valor debe copiarse en Inicio . No tiene sentido si las estimaciones difieren de los datos reales.
Para ver todo esto en detalle, intentemos imaginar 5 informes de estado para un proyecto sencillo:
Reunión de lanzamiento
Imaginemos que tenemos este proyecto. Para simplificar, supongamos que la duración prevista es de 10 días, comenzando el lunes 01/01/2018 y terminando el viernes 12/01/2018:
Es difícil gestionar cualquier proyecto en su conjunto, por lo que necesitamos desglosarlo en actividades. Para simplificar, supongamos solo dos actividades, A1 y A2, de 5 días cada una, según el tiempo de finalización. A1 finaliza el viernes 5 y comienza el lunes 8.
Ahora tenemos las fechas de inicio y finalización de cada actividad. Lógicamente, si controlamos estas actividades y las completamos en esas fechas, el proyecto debería finalizar a tiempo.
Digamos que tenemos nuestra reunión de inicio y nuestros principales interesados están de acuerdo con nuestro cronograma propuesto: este es el momento de establecer la línea base del cronograma del proyecto .
Esta será nuestra referencia para comparar datos reales. Establecer la línea base es como tomar una instantánea de las fechas del proyecto. En la figura anterior, se puede ver que cada inicio de línea base se establece con el valor de Start y cada fin de línea base con el valor de Finish .
Primera revisión de seguimiento
Imaginemos que tenemos nuestra primera revisión de seguimiento el día 2: la fecha de estado es el día 2.
Como puede ver en la figura, la primera actividad aún no ha comenzado. Necesitamos reprogramarla para que comience el día 3. Mantenemos una estimación de duración de 5 días, por lo que debe finalizar el día 7: nuestras mejores estimaciones de A1 para Inicio y Fin son los días 3 y 7, respectivamente.
En comparación con el valor de referencia, se puede apreciar visualmente la variación actual de 2 días para A1. Utilizamos la fórmula: Varianza de finalización = Finalización – Finalización de la base .
La actividad A2 también se retrasa porque debe comenzar después de que A1 finalice, es decir, el día 10, pero no estimamos que haya un retraso final porque actualizamos la estimación de duración a 3 días, en lugar de 5. Nuestra mejor estimación para la finalización de A2 sigue siendo 12. El proyecto no se retrasará ( Fin = 12 y Fin de referencia = 12).
Segunda revisión de seguimiento
Tenemos nuestra segunda revisión de seguimiento el día 4. Supongamos que la actividad 1 comenzó el día 3. Podemos decir que Inicio real = 3. El resto de la programación sigue siendo la misma.
Si actualizamos de abajo hacia arriba, podemos calcular las fechas del proyecto Inicio = Inicio real = día 3, Fin = día 12.
Por otro lado, cuando se tiene un progreso real, como en el caso de A1, que ya ha comenzado, se puede comunicar el % de finalización (es decir, el porcentaje invertido) para las actividades y también para el proyecto. Este se calcula dividiendo la duración real entre la duración. Cuando una actividad finaliza, debe tener un valor para Finalización real , que debe ser igual a Finalización , y el % de finalización es del 100% .
En nuestro caso, si A1 ha avanzado 2 días en 5, el % de finalización es del 40 % . En cuanto al resumen del proyecto, el % de finalización es del 25 % = 2/8.
Tercera revisión de seguimiento
Pasemos a la tercera revisión de seguimiento del día 9. Informamos que A1 finalizó efectivamente el día 8, un día antes de lo previsto en la última revisión. A2 ha avanzado un día y mantenemos nuestras estimaciones de finalización para el día 12. Es decir, ajustamos nuestra estimación de duración de 3 a 4 días.
El resumen del proyecto no cambia de fecha. Podemos actualizar el % de finalización del proyecto al 63 % : A1 está terminado y A2 ha avanzado 1 día de los 4, por lo que % de finalización = (4*100 % + 4*25 %)/(4+4) = 5/8 = 63 %.
Revisión de cierre
Vayamos finalmente al informe de cierre: El proyecto finalizó el día 11, un día antes de lo previsto, porque la actividad A2 ahorró un día más.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué son importantes las revisiones periódicas del estado del proyecto?
Ayudan a identificar desviaciones en el cronograma o los costos con anticipación, lo que permite al gerente de proyecto y a las partes interesadas tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde.
¿Cuál es la diferencia entre un gestor de proyectos profesional y uno no profesional en cuanto a los informes de estado?
Un gestor de proyectos profesional realiza reuniones de seguimiento, informa sobre las variaciones, involucra a las partes interesadas en las decisiones y utiliza un informe de estado estructurado.
¿Cómo se monitorea la variación del cronograma durante las revisiones del proyecto?
Comparando las fechas reales de inicio/fin y las previstas con la línea base y aplicando medidas correctivas, como la aceleración o la aceleración del proceso.