Como gerente de proyectos, puedo hacer que la gestión de proyectos sea confiable

Blockchain , la tecnología subyacente de las criptomonedas , está empezando a cambiar nuestra forma de hacer negocios y pronto cambiará la forma en que gestionamos proyectos. Las aplicaciones de blockchain para la gestión de proyectos no se limitarán a pagar a subcontratistas con dinero digital.

Es probable que las herramientas del Sistema de Información de Gestión de Proyectos (SIG) comiencen con blockchain, utilizando funciones conocidas como contratos inteligentes para ampliar la lógica de las transacciones con lógica programada. Esto aumentará la confianza en la gestión de proyectos al automatizar las transacciones relacionadas con los términos y condiciones de los subcontratistas, registrar los datos de rendimiento del trabajo y los informes de estado del proyecto.

Los informes fiables sobre el estado del proyecto pueden hacer que las partes interesadas confíen en la gestión del proyecto :

Las partes interesadas confiarán en la gestión del proyecto si tienen acceso a informes de estado periódicos fiables.
Las partes interesadas no confiarán en la gestión del proyecto si, por ejemplo, todo está “verde” en la semana 11 y todo está “rojo” en la semana 12; o peor aún, si ahora decimos que la semana 11 ya estaba “roja” pero dijimos “verde” en primer lugar.
Tienen acceso a informes de situación periódicos y fiables.
Consideremos esta ONG india que ayuda a niños con problemas de visión . ¿Cuántas donaciones adicionales podrían recibir si informaran periódicamente sobre el estado global del proyecto, los problemas, los riesgos, las variaciones en el cronograma y los costos, etc.? ¿Cuántas donaciones se cancelarían si alguna parte interesada considerase engañosos estos informes?

Imaginemos a un gestor de proyectos no profesional que gestiona el proyecto simplemente haciendo un seguimiento de las tareas. ¿En qué se diferencia de un profesional? La principal diferencia radica en que el profesional de la gestión de proyectos informa periódicamente a un comité directivo . Al informar sobre el proyecto, este profesional también involucra a las partes interesadas clave en los problemas y busca soluciones con ellas . Por ejemplo: ¿Qué actividades deberíamos comprimir para evitar un retraso de dos semanas? ¿En qué actividades deberíamos reducir los costes para evitar un sobrecosto de 10 000 USD antes de que finalice el proyecto?

Los informes periódicos del proyecto aportan dos beneficios principales:

Los gerentes de proyectos son más eficaces si saben que hay ojos vigilantes que observan el estado del proyecto en cada fecha de revisión.
Las partes interesadas confiarán en el PM si satisface sus necesidades de comunicación con informes sobre el estado del proyecto.

La historia de un proyecto se puede resumir a lo largo de sus informes de estado .

Las partes interesadas del proyecto pueden comprender fácilmente la terminología del informe de estado del proyecto :

Los proyectos tienen cuatro estados : iniciando , si aún no está aprobado; planificando , si está aprobado pero no se ha iniciado y se dedica esfuerzo a la planificación pero no se gasta ningún dinero; ejecutando , si el proyecto requiere esfuerzo y cuesta dinero; y cerrando , si se han aceptado todos los entregables.
Fechas de los datos : En cada fecha de revisión, las partes interesadas deben conocer las fechas de inicio y finalización, ya sean planificadas o reales. El estado publicado del proyecto se relacionará con una fecha de revisión.
Datos sintéticos : Cada informe de estado del proyecto contiene información global y detallada, tanto cualitativa como cuantitativa. Las partes interesadas valoran especialmente los semáforos : el color verde significa «en marcha»; el ámbar significa «se requieren medidas para retomar el rumbo»; el rojo significa «fuera de lo previsto».

Pongamos como ejemplo una historia de proyecto resumida en estas 5 instantáneas:

Resumen n.° 1 : A la fecha, el proyecto aún no está aprobado. Se encuentra en fase inicial. Hay una estimación de inicio y finalización.
Resumen n.° 2 : Hoy, el proyecto se encuentra en fase de planificación. No podemos utilizar recursos ni gastar dinero en él. Comenzaremos pronto. Se han programado fechas de revisión.
Instantánea n.° 3 : Hoy, el proyecto se encuentra en ejecución. Podemos enviar hojas de horas y gastos. Comenzó recientemente. Aún no se ha informado del estado del proyecto.
Resumen n.° 4 : Hoy en día, el proyecto aún se encuentra en ejecución. La fecha de estado del proyecto es anterior, pero no existe un informe de estado publicado al respecto. Las partes interesadas pueden consultar un informe de estado inicial, con información, pero sin semáforo (blanco). Un segundo informe de estado indicó que el proyecto avanzaba según lo previsto (verde).
Resumen n.° 5 : A día de hoy, se acepta todo el trabajo técnico. El proyecto está cerrado. Podemos revisar cinco informes de estado durante su ciclo de vida. Una fecha de revisión no tiene ningún informe asociado. Los últimos tres presentaron problemas, pero finalmente los cerramos a tiempo.

Para que los informes periódicos de estado del proyecto sean confiables, es decir, imposibles de manipular, la única solución tecnológica viable es publicar los archivos de informes de estado del proyecto en blockchain. En PMPeople , el propietario de la organización puede establecer el «sello de organización confiable» , lo que permite que los informes de estado tengan una copia certificada en blockchain.

En organizaciones confiables, cualquier gerente de proyecto puede publicar informes de estado del proyecto en Ethereum , a un costo de 0,10 € cada uno.

Son posibles cuatro estados para cualquier informe de estado del proyecto:

Privado : el estado del proyecto no se ha almacenado en Blockchain.
Público : El administrador del proyecto ha almacenado el estado del proyecto en Blockchain.
Verificado : al menos una parte interesada ha verificado que el estado del proyecto almacenado coincide con la información de la herramienta PMPeople .
Invalidado : al menos una parte interesada ha verificado que el estado del proyecto almacenado no coincide con la información en la herramienta PMPeople .

Imagine un proyecto al 21 de septiembre. El informe de estado del proyecto se publicó en Blockchain. En ese momento, el proyecto marcha según lo previsto:

Los usuarios con acceso a los informes de estado del proyecto en PMPeople pueden ver que las fechas 17 y 24 de agosto no se han publicado.
Se publica el informe del 31 de agosto pero nadie lo ha verificado todavía
Los informes del 7 y 21 de septiembre efectivamente están verificados.
El informe del 14 de septiembre se ha modificado en PMPeople y no coincide con el registro de Blockchain.
El gerente de proyecto siempre puede publicar el 17 y el 24 de agosto.
El gerente de proyecto también puede “cancelar la publicación” del 14 de septiembre y volver a establecerlo como público: PMPeople llamará a una nueva transacción de Blockchain que se protegerá en un nuevo bloque.

En organizaciones confiables, las partes interesadas y los gerentes de proyecto saben que los informes de estado del proyecto se almacenan en blockchain. Sin embargo, PMPeople oculta detalles técnicos.

Vea este diagrama de estados con las posibles transiciones:

Estado inicial : El informe de estado del proyecto no se publica en Blockchain, es “privado” .
Publicar : El gerente de proyecto u otro rol de gestión publica el informe de estado del proyecto en Blockchain. El nombre del informe es «publicado» . El saldo de la organización se reduce en USD 0.10. Si se agota el saldo de la organización, se elimina el sello.
Verificar : Cualquier participante del proyecto hace clic en el icono del informe. Esto activa un proceso interno para comparar todos los datos publicados con los almacenados en PMPeople . Si todos los datos coinciden, el estado del informe cambia a «verificado» .
Invalidar : Cualquier participante del proyecto hace clic en el icono del informe. Esto activa un proceso interno para comparar todos los datos publicados con los almacenados en PMPeople . Si algunos datos no coinciden, el estado del informe cambia a «invalidado» .
Anular publicación : en cualquier momento, el gerente de proyecto u otro rol de gestión puede hacer que los informes públicos vuelvan a ser “privados” .

En organizaciones confiables, el gerente de proyecto (PM), u otro rol de gestión (PMA, PMO, PfM, PgM), puede publicar o anular la publicación de un informe de estado del proyecto en CONTROL > Informes de estado :

A diferencia de las organizaciones ordinarias, las organizaciones confiables muestran estos datos:

Icono de estado confiable : Indica si el informe es privado, público, verificado o invalidado. El gestor de proyectos puede hacer clic en este icono para cambiar el estado del informe a «publicado» .
Transacción de Ethereum : Código público de la transacción de Ethereum que contiene el archivo de informe de estado. Este no es el archivo real, sino el hash IPFS . Cualquiera puede acceder a Eherscan , introducir este código y ver la transacción real de Ethereum . Una transacción de Ethereum no se puede modificar. El campo de datos de la transacción contiene el hash IPFS cifrado . Este hash permite a cualquier persona acceder al archivo real almacenado en IPFS .
Archivo IPFS : cualquiera puede ir a ipfs.io , ingresar este hash y ver el archivo de informe de estado del proyecto real almacenado en IPFS .
Tarifa de Ethereum : el monto acumulado en euros por publicar este informe de estado del proyecto una o más veces en Blockchain.

Mira este vídeo que explica la implementación de blockchain en PMPeople .

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es el beneficio de usar blockchain en la gestión de proyectos?

Blockchain garantiza que los informes de estado del proyecto sean inmutables, verificables y transparentes, lo que genera confianza entre las partes interesadas en la información y en el gerente del proyecto.

¿Quién puede publicar informes de estado de proyectos en Blockchain?

Cualquier gerente de proyecto o rol autorizado (PMO, PMA, PgM, PfM) de una organización confiable puede publicar o cancelar la publicación de informes de estado desde Blockchain.

¿Qué significa que un informe esté «verificado» o «invalidado»?

Un informe «verificado» coincide exactamente con lo almacenado en PMPeople. Un informe «invalidado» indica una discrepancia, lo que sugiere que el informe ha sido modificado después de su publicación.

¿Cuánto cuesta publicar en Blockchain?

Cada publicación de un informe en Ethereum cuesta aproximadamente 0,10 €, que se descuentan del saldo de Blockchain de la organización en PMPeople.

¿Se pueden editar los informes de Blockchain?

No. Los registros de Blockchain son inmutables. Si se modifica un informe, el administrador de proyectos debe volver a publicarlo, creando una nueva transacción de Ethereum y un hash IPFS.