Artefactos PM2

La Guía PM² describe, para cada actividad de cada grupo de procesos (Inicio, Planificación, Ejecución/Control y Cierre), qué artefactos deben producirse y cómo debe involucrarse cada rol, siguiendo una matriz RASCI (Responsable, Responsable, Apoya, Consultado, Informado). Se deben producir varias versiones de estos documentos durante el ciclo de vida del proyecto para mantener la evidencia actualizada de todos los temas de gestión significativos.

Se publican 33 plantillas de documentos . La   mayoría son archivos de Microsoft Word y algunas de Microsoft Excel. Son documentos de gran calidad que cubren la mayoría de los casos en todo tipo de proyectos, no solo los de UE. Estas plantillas se adaptan fácilmente a cualquier organización.

Se puede descargar fácilmente una versión actualizada, sin necesidad de registrarse, de forma gratuita, en estos enlaces:

A continuación se presentan las definiciones de estos artefactos, tomadas de la guía.

Iniciando :

  1. La Solicitud de Inicio del Proyecto es el punto de partida para documentar una propuesta de proyecto. Ofrece una visión general de la situación actual (necesidades, problemas y oportunidades), los resultados esperados y el esfuerzo estimado, el impacto, los riesgos, las limitaciones y los supuestos asociados con la implementación de una solución.
  2. El caso de negocio es un documento que proporciona información contextual a los responsables de la toma de decisiones sobre los costos y beneficios del proyecto, la alineación estratégica y/o los problemas de negocio que el proyecto pretende resolver. Recopila el razonamiento del proyecto, presenta diversas alternativas de solución, justifica la inversión de tiempo y esfuerzo, y establece las necesidades presupuestarias.
  3. El Acta de Constitución del Proyecto es un documento que captura la esencia de la solución prevista, expresando las necesidades y características generales, y que ofrece al lector una visión general de los entregables finales del proyecto. Incluye información sobre el alcance, el coste, el plazo y los riesgos del proyecto, así como información sobre los hitos, los entregables, la organización y el enfoque del proyecto. Es un documento iniciado por el patrocinador empresarial que autoriza formalmente la existencia del proyecto y del equipo del proyecto, y otorga al director del proyecto (DP) la autoridad para utilizar los recursos de la organización para dotar de personal a las actividades del proyecto.

Planificación :

  1. El Manual del Proyecto establece el enfoque general para la implementación de los objetivos del proyecto. Es uno de los primeros recursos creados en la Fase de Planificación e identifica los estándares, roles y responsabilidades del proyecto, el enfoque y los recursos que se utilizarán.
  2. La Matriz de partes interesadas del proyecto enumera todas las personas, grupos u organizaciones involucradas en el proyecto y aclara sus roles.
  3. El Plan de Trabajo del Proyecto identifica y organiza el proyecto en entregables, paquetes de trabajo, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Establece una base para estimar la duración del proyecto, determinar los recursos necesarios y programar el trabajo.
  4. El Plan de Subcontratación describe las estrategias de contratación que se utilizarán para externalizar servicios o productos fuera de la organización y así satisfacer las necesidades del proyecto. Define el alcance de los productos o servicios que se contratarán e identifica las responsabilidades durante todo el ciclo de vida del contrato. También incluye los criterios para evaluar los servicios y los entregables de los contratistas.
  5. El Plan de Aceptación de Entregables es un instrumento de gestión de calidad. Define y documenta el enfoque, las actividades, las responsabilidades y los criterios de aceptación de los entregables, junto con los niveles de tolerancia de aceptación.
  6. El Plan de Transición define los prerrequisitos para la implementación de la nueva solución. Esto es útil para garantizar una transición fluida del modo de proyecto al modo de operaciones.
  7. El Plan de Implementación Empresarial describe el impacto y los resultados del proyecto para la organización solicitante, junto con las actividades de gestión de cambios necesarias. La organización debe garantizar que el proyecto no interrumpa las operaciones normales y que sus resultados se integren eficazmente en la organización. Se diseña un plan de gestión de cambios para garantizar esto y aumentar las posibilidades de lograr los resultados y beneficios deseados del proyecto.
  8. El Plan de Gestión de Requisitos describe el proceso de gestión de requisitos que se utilizará para el proyecto; define los roles y responsabilidades relacionados con la gestión de requisitos; y especifica la metodología, los estándares, las herramientas, las técnicas y las plantillas utilizadas para respaldar la gestión de requisitos.
  9. El Plan de Gestión de Cambios del Proyecto define y documenta el proceso de cambio de un proyecto. Define las actividades, roles y responsabilidades involucradas en la identificación, documentación, evaluación, aprobación, priorización, implementación, control y comunicación de los cambios del proyecto.
  10. El Plan de Gestión de Riesgos define y documenta el proceso de gestión de riesgos de un proyecto. Describe cómo se identificarán y evaluarán los riesgos, las herramientas y técnicas que se utilizarán, los niveles de riesgo, las funciones y responsabilidades relevantes, y la frecuencia con la que se deben revisar los riesgos, etc. También define el proceso de monitoreo y escalamiento de riesgos, así como la estructura del Registro de Riesgos utilizado para documentar y comunicar los riesgos y las acciones de respuesta.
  11. El plan de gestión de problemas define y documenta las actividades, roles y responsabilidades involucradas en la identificación, evaluación, asignación, resolución y control de los problemas del proyecto.
  12. El Plan de Gestión de Calidad define y documenta los requisitos de calidad del proyecto, incluyendo el enfoque, el proceso y las responsabilidades de la gestión de calidad, y describe las actividades de aseguramiento y control de calidad que se realizarán a lo largo del proyecto. También incluye el proceso de Gestión de la Configuración.
  13. El Plan de Gestión de Comunicaciones determina cómo comunicarse de la forma más eficiente y eficaz con las distintas partes interesadas. Define y documenta el contenido, el formato, la frecuencia, la audiencia y los resultados esperados de los elementos de comunicación. También define cómo comunicar el estado del proyecto y la asignación de actividades a las distintas partes interesadas, así como la estrategia de comunicación para cada una de ellas, en función de sus intereses, expectativas e influencia en el proyecto.

Ejecutando :

  1. El Orden del Día de la Reunión indica los puntos a tratar.
  2. Las actas de la reunión (MoM) incluyen los puntos de acción posteriores a la reunión.
  3. El Informe de Estado del Proyecto es un informe frecuente (por ejemplo, cada 1 o 2 meses) que se envía al Comité Directivo del Proyecto (PSC) y contiene solo un resumen de una página del estado del proyecto.
  4. El Informe de Estado del Proyecto EVM es similar al último artefacto, pero incluye información de control de costos utilizando el método de Gestión del Valor Ganado.
  5. El formulario de solicitud de cambio tiene el propósito de capturar la necesidad y las características de una solicitud de cambio de proyecto.
  6. El Informe de Progreso del Proyecto es un recurso creado por el Gerente de Proyecto (GP) para informar al Comité Directivo del Proyecto (CDP) sobre el progreso del proyecto en comparación con las líneas base y el Acta de Constitución del Proyecto. Abarca el estado de los entregables, el esfuerzo, los riesgos, los problemas principales, las acciones, los logros y los cambios de alcance.

Monitoreo y control (registros) :

  1. El Registro de Riesgos es el repositorio central de todos los riesgos identificados por el proyecto u organización. Incluye información sobre cada riesgo, como su probabilidad, impacto, nivel, estrategias de respuesta y responsable del riesgo. Un Registro de Riesgos también se conoce como Registro de Riesgos o Lista de Riesgos.
  2. El Registro de Incidencias es un registro (archivo de registro) que se utiliza para registrar y mantener información sobre todas las incidencias gestionadas formalmente. El Gerente de Proyecto (GP) supervisa el Registro de Incidencias periódicamente.
  3. El Registro de Decisiones contiene un resumen de las decisiones tomadas en el proyecto. Proporciona visibilidad sobre las decisiones y registra la responsabilidad de cómo y quién las toma, cuándo se implementan y a quién deben comunicarse.
  4. El Registro de Cambios es un registro de los cambios del proyecto que se utiliza para registrar, evaluar, supervisar, controlar y dar seguimiento a las solicitudes de cambio y las decisiones correspondientes. También sirve para comunicar los cambios al Propietario del Proyecto (PO) y/o al Comité Directivo del Proyecto (CDP).

Monitoreo y control (listas de verificación) :

  1. Las Listas de Verificación de Revisión de Salida de Fase son documentos en hojas de cálculo que el Gerente de Proyecto (GP) utiliza para garantizar que todos los elementos necesarios estén listos antes de que el proyecto avance a la siguiente fase o se cierre. Su función es verificar la información clave de cada fase y recopilar las Lecciones Aprendidas.
  2. La lista de verificación de revisión de calidad es una herramienta que se utiliza durante todo el proyecto (cuando se realiza el control de calidad) para verificar si las actividades de gestión de calidad se han realizado según lo definido en el plan de gestión de calidad.
  3. La lista de verificación de aceptación de entregables se utiliza para garantizar que los entregables cumplan con los objetivos y criterios predefinidos descritos en el plan de aceptación de entregables.
  4. La Lista de Verificación de Transición ayuda al Gerente de Proyecto (GP) a verificar si las actividades de transición se realizaron según lo planeado. También se incluye una extensión para proyectos específicos de TI.
  5. La lista de verificación de implementación empresarial ayuda al gerente empresarial (BM) y al gerente de proyecto (PM) a verificar si las actividades de implementación empresarial se realizaron según lo planeado.
  6. La lista de verificación de las partes interesadas es un documento creado para ayudar a tratar con las partes interesadas durante el ciclo de vida del proyecto.

Cierre :

  1. El informe final del proyecto resume la experiencia del proyecto, el desempeño, las lecciones aprendidas, las prácticas exitosas del proyecto y los obstáculos.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los artefactos clave de la metodología PM²?

PM² define 33 artefactos fundamentales a lo largo del ciclo de vida del proyecto, incluyendo el Acta de Constitución del Proyecto, el Caso de Negocio, el Plan de Trabajo del Proyecto, el Registro de Riesgos, el Formulario de Solicitud de Cambio y el Informe de Fin del Proyecto, cada uno alineado con fases y roles específicos.

¿Dónde puedo descargar plantillas PM² gratis?

Las plantillas oficiales de PM² están disponibles gratis en ec.europa.eu/isa2/solutions/open-pm2 , PM² Alliance y el blog de PMPeople; no es necesario registrarse.

¿Se pueden utilizar los artefactos PM² en proyectos ágiles o no pertenecientes a la UE?

Sí. Los artefactos PM² son ligeros, personalizables y aptos para cualquier organización, sector o metodología, incluidos proyectos ágiles e híbridos, gracias a su enfoque de escalabilidad según las necesidades.